최승관  변호사
법무법인 린

공동주택관리법령에서는 관리방법의 결정이나 동별 대표자 등의 선출 또는 해임, 관리규약의 개정 등 공동주택의 관리에 관해 중요한 의사결정은 입주자 등(또는 입주자)의 동의나 찬성을 얻도록 규정하고 있다.
구체적으로 살펴보면, 관리방법의 결정은 전체 입주자 등의 과반수 찬성을, 관리규약의 개정이나 주민공동시설의 위탁 운영은 전체 입주자 등의 과반수 서면동의를, 300가구 이상 회계감사의 예외는 입주자 등의 3분의 2 이상의 서면동의를 얻어야 한다.
또 장기수선계획의 3년 이내 조정이나 장기수선충당금의 장기수선계획 외의 사용은 입주자의 과반수 서면동의를 얻어야 하고, 행위허가 신청은 전체 입주자 3분의 2 이상의 동의를 받아야 한다.
특히 난방배관의 교체나 자동 출입문 설치 등과 같은 공사는 적게는 수억원에서 많게는 수십억원의 장기수선충당금을 사용하게 되는바, 이러한 공사를 하기 위해서는 반드시 ▲장기수선계획의 조정 ▲행위허가 ▲집합건물법이 정한 공용부분 변경 절차 등의 요건을 갖춰야 한다.
이러한 공사와 관련된 분쟁이 발생했을 때, 공사에 반대하는 측에서는 필수적으로 ‘동의’의 요건을 준수했는지 여부를 따져 볼 수밖에 없다.
그런데 공동주택관리법에서는 ‘동의’와 관련한 명확한 기준이 아직 마련되지 않았고, 이러한 기준의 부재로 인해 공동주택 관리에 관한 중요 의사결정의 효력에 관한 법적 다툼이 끊이지 않고 계속되고 있다.
필자는 공동주택관리법령상 공동주택 관리의 ‘동의’와 관련된 규정을 살펴본 결과, 다음과 같은 방식으로 ‘동의’에 관한 제 규정이 개정돼야 한다는 입장이다.
우선 법령에서는 행위별로 ‘찬성’이나 ‘동의’ 또는 ‘서면동의’ 등 ‘동의’에 관한 용어가 통일돼 있지 않고, ‘동의’의 방식도 구체적으로 제시하지 않고 있다. 따라서 앞으로 ‘동의’는 크게 ‘전자적 의결’과 ‘서면동의’로 이원화하는 방식을 제안해 본다.
현재 공동주택관리법 제22조에서는 ‘동별 대표자나 입주자대표회의 임원 선출 등 공동주택 관리와 관련해 의사를 결정하는 경우’는 전자적 방법을 통해 그 의사를 결정할 수 있도록 규정하고 있다. 또 시행령 제22조는 이러한 전자적 방법으로 의결권을 행사하고자 할 경우 일정한 방식으로 ‘본인확인’을 거치도록 규정하고 있다.
따라서 기본적으로 ‘동의’는 ‘일정한 방식으로 본인확인을 거친 전자적 의결 방법’에 따르게 함을 원칙으로 하고, 만약 전자적 의결 방법이 불가능한 경우 전자적 의결 방법과 동일한 수준의 본인확인을 거친 ‘서면동의’ 방식으로 보충하는 방식이 타당하다고 생각한다. 
즉 입주자 등의 동의는 전자적 의결 방법에 따르도록 규정하되, 만약 이러한 의결이 어려울 경우 보충적으로 입주자 또는 입주자 등이 서면동의서에 성명을 적고 서명 또는 인장을 날인(지장 포함)하는 방법으로 하며, 주민등록증이나 여권 등 신원을 확인할 수 있는 신분증명서의 사본을 첨부하도록 하는 방식으로 법령을 개정함이 마땅하다.
그리고 시행규칙이나 관리규약 준칙을 개정해 위와 같은 내용을 반영한 ‘서면동의서 표준양식’을 마련해야 할 것이다.
더불어 입주자 등이 제출한 서면동의서의 재사용이나 동의서의 철회에 관한 명확한 규정도 함께 마련해야 한다고 생각한다.
원칙적으로 자신이 제출한 동의서는 동의 요건을 충족하기 전까지는 얼마든지 철회가 가능하다. 다만 철회의 경우도 동의와 같은 방식으로만 가능하다는 것을 명확하게 규정해야 한다. 
상술하자면 동의서를 제출한 자가 동의 철회를 하기 위해서는 동의철회서에 서명을 적고 서명 또는 날인한 후 주민등록증 또는 여권 등 신원을 확인할 수 있는 신분증명서 사본을 첨부하도록 해야 하며, 철회서는 입주자대표회의 또는 관리주체에게 발송할 때 효력이 발생하는 것으로 규정할 필요가 있다.
한 번 제출한 동의서를 차후에 같은 안건을 위해 다시 사용할 수 있는지, 만약 사용할 수 있다면 어떠한 요건에서만 재사용이 가능할지 여부도 반드시 명확하게 규정해야 할 것이다.