아파트 관리사무소의 하루는 바쁘다. 아파트 단지 내에 무슨 문제는 없는지, 입주민들의 치안과 안전을 위해 매일 단지 안의 시설을 점검하고 정해진 시간마다 순찰한다. 또 입주민들로부터 들어오는 민원에도 응대해야 하고, 입주자대표회의에서 의결한 사항에 대한 예산 집행, 회계관리 등 아파트 행정과 관련된 모든 일을 처리한다.
그런데 모바일과 전산화로 모든 분야가 빠르고 편리하게 변화한 지금, 유일하게 아파트 관리 분야만 종이문서를 통해 업무가 처리되고 있다. 
관리사무소의 각 직원들은 PC에 아파트 업무 내용을 작성하고, 파일로 컴퓨터에 저장한다. 예전에 종이에 일일이 손으로 작성했던 것에 비하면 그나마 많이 편리해졌다. 아파트의 중요한 의사결정사항은 프린터로 인쇄해 관리사무소장과 입주자대표의 승인을 거친 뒤 아파트 행정에 활용한다. 이렇게 결재 완료한 문서들은 관리사무소의 창고 한편에 수북이 쌓인다.
시간이 한참 지나 아파트의 이전 의결사항이 궁금해져 그 문서를 찾아야 하는 경우는 어떻게 할까? 가득히 쌓인 문서 더미 속에서 내가 필요한 문서를 찾기란 쉬운 일이 아니다. PC의 고장으로 인해 아파트의 소중한 문서 자산이 사라지는 일도 다반사다. 담당직원이 갑자기 교체됐을 때, PC에 비밀번호가 걸려 있어 그 안의 자료를 열어볼 수 없는 일도 자주 발생한다.
아파트에서 문서를 찾는 시점은 주로 아파트 내 갈등이 발생했을 때다. 승강기의 고장으로 불편을 겪는 입주민들이 보수공사를 맡은 업체의 선정 과정을 궁금해하기도 하고, 아파트 행정 처리에 문제가 발생해 이를 해결하고자 할 때 등의 상황에서 문서를 찾는다.
모든 갈등을 풀어주는 그 중요한 아파트의 종이문서가 주목받지 못한 채 방치돼, 창고에 비가 새서 문서가 훼손되거나 소실되는 경우가 발생한다. 이로 인해 아파트의 갈등은 근거가 없기에 해결되지 못하고 지자체의 민원 혹은 소송으로까지 번진다. 입주민들이 아파트의 종이문서 행정을 불신함에 따라 아파트 관리사무소는 열심히 일하고도 그 성실함을 증명할 방법이 없다.
전국의 아파트 주거비율은 49.2%(2017년 인구주택총조사 참고)로 전 국민의 절반 정도가 아파트에 거주하고 있다. 우리의 보금자리인 아파트에서 서로 신뢰하며 살아갈 수 있는 방법은 정말 없을까?
이 문제를 해결하는 방법은 의외로 간단하다. 의사결정 과정에 ‘전자결재’를 도입하는 것이다. 아파트의 전자결재는 ‘결재’라는 의사결정 과정과 문서를 변경불가 상태로 보관함으로써 필요시 언제든 빠르게 열람이 가능케 해 아파트 문서의 신뢰성과 투명성을 높일 수 있다. 실제로 경기도 용인시 소재의 한 아파트는 2009년부터 아파트 전자결재 서비스를 도입해 10년 동안 관리용역업체가 변경되지 않고 분쟁 없는 아파트 행정을 유지하고 있다.
서울시는 맑은아파트 사업의 일환으로 2017년부터 서울시 내 아파트에 전자결재 시범사업을 운영, 아파트 전자결재가 미치는 긍정적인 영향을 실제로 확인했으며, 최근 서울시 내 아파트에 전자결재 사용 의무화를 공표했다. 
아파트 전자결재는 관리사무소의 성실함을 증명하고 지자체의 아파트 민원을 대폭 줄이며, 항상 발생할 수 있는 분쟁과 오해로부터 객관적 근거로 빠르게 문제를 해결하는 훌륭한 방법이다. 서울시의 아파트 전자결재 의무화 추진을 시작으로 앞으로 전국의 많은 지자체에서 아파트 전자결재를 기반으로 스마트아파트의 세상이 펼쳐질 것이다.

㈜새움소프트 최 병 진 대표
2006 기업용 그룹웨어 officeON 솔루션 구축
2009 국내 최초 아파트 전자결재 솔루션 운영(아파트123)
2017, 2018 서울시 아파트 전자결재 시범사업 수행
2019 광주광역시 광산구 아파트 전자결재 시범사업 수행