서울시가 맑은아파트 사업을 ‘스마트 아파트’ 사업으로 확대 추진한다고 밝힌 가운데, 올해 전자결재 문서행정 서비스 시범단지로 추가 선정한 8개 단지 및 기존 2개 단지 대상 사업설명회가 진행됐다.
서울시(시장 박원순)는 지난달 26일 서울시 류훈 주택건축국장, 김병철 공동주택관리팀장, 자치구 및 타 시·도, 시범단지 관계자, (주)새움소프트 관계자 등 100여 명이 참석한 가운데 서울시청 3층 대회의실에서 ‘아파트 전자결재 서비스 확대 사업설명회’를 진행했다.
시는 앞서 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해왔던 모든 종류의 문서를 전자화해 종이문서 분실·위조 위험을 없애고 보관·관리비용 절감, 인수인계 효율화 등을 도모하고자 지난해부터 시범단지 2곳(도봉구 창동주공4단지, 노원구 상계주공14단지)을 대상으로 사업을 추진해왔다.
이를 기반으로 올해는 지난 5월 자치구별 시범단지 공모를 통해 자발적 참여 의사를 밝힌 6개 자치구의 총 8개 단지를 선정, 기존 2개 단지까지 총 10개 단지에서 시범사업을 추진하게 된다. 
이번 사업에 신규로 참여한 아파트는 ▲성동구 마장세림 ▲성동구 텐즈힐1단지 ▲동대문구 홍릉동부 ▲은평구 백련산힐스테이트3차 ▲강서구 강변월드메르디앙 ▲서초구 롯데캐슬헤론 ▲서초구 서초트라팰리스 ▲강남구 엘에이치강남브리즈힐 아파트로, 입주자대표회의에서 직접 전자결재 사용 관련 내용을 의결해 신청한 것으로 알려졌다.

시스템 진입·적응에 대한 
두려움 해결이 선결 과제

이날 사업설명회는 류훈 주택건축국장의 인사말에 이어 김병철 공동주택관리팀장의 경과보고, 수행업체 (주)새움소프트의 아파트 전자결재 시범사업 소개 및 추진방안, 시범사업 성과 발표, 질의응답 및 시연회 순으로 진행됐다.
류훈 주택건축국장은 “이번 아파트 전자결재 확대 사업은 아파트 관리를 효율적이고 투명하게 혁신하는 것뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시킴으로써 아파트 내 갈등 해결에 많은 도움이 될 것으로 기대한다”며 “지금은 시작 단계이므로 입주민이 만족하는 투명한 정보공개 기반을 만들어 가기 위해서는 아파트 관계자 및 시민들의 지속적인 관심이 필요하다”고 밝혔다.
새움소프트 송승용 부장은 사업추진 방향에 대해 “전자문서화 및 정보공개를 통해 관리사무소의 업무효율을 높이고 감독기관의 투명성을 확보하며 입주민들의 신뢰를 확보하는 것이 당면과제”라며 “향후 아파트 전자결재 시스템을 고도화 및 제도화하는 것을 목표로 ISP 구축사업도 함께 추진 중”이라고 설명했다.
특히 시범사업 성과 발표에서는 지난해 시범사업을 진행한 2개 단지를 대상으로 월별 전자결재문서 처리수를 집계한 결과를 공개했다. 한곳은 사업 초기인 지난해 9월부터 중간보고회 시점인 올해 1월까지 네 달간 초반 48건에서 158건까지 비슷한 폭으로 꾸준히 증가한 것으로 나타났으나, 다른 한곳은 같은 기간 초기 두 달간 총 17건 사용에 그쳤던 것으로 나타났다. 
이는 전자결재 시스템 이용자인 관리사무소 직원 및 동대표들이 시스템 초기 진입에 어려움을 겪었기 때문인 것으로 알려졌다. 컴퓨터에 미숙한 고령자들이 전자결재 시스템에 두려움을 가져 사용 자체를 기피하게 된 것. 
그러나 실제로 이용자의 연령대는 2개 단지 모두 비슷한 고령이었다. 시는 이러한 점을 강조하며 전자결재 시스템을 적극 사용할 수 있도록 안내한 결과, 초기 17건을 기록하던 단지의 처리수가 두 달간 180여 건까지 급격히 증가했다. 
이에 대해 새움소프트 최병진 대표는 “시스템 사용에 대한 막연한 두려움 때문에 초기 적응에 어려움을 겪는 것으로 보인다”며 “그러나 실제로 직접 사용해 보면 수기로 종이문서를 작성할 때보다 훨씬 편리한 시스템이라는 것을 느낄 수 있을 것”이라고 설명했다.
이에 따라 시는 사업에 참여하는 관리사무소장과 입주자대표들의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 집합교육, 찾아가는 맞춤형 교육 등 다양한 교육을 진행한다는 계획이다. 
우선 7월에는 참여 구청을 중심으로 2~3개 단지를 묶어 집합교육을 실시하고, 8월부터는 단지별로 방문해 맞춤형 교육을 진행한다. 먼저 관리사무소장과 직원을 대상으로 집중 교육하고 10월에는 입주자대표에게도 교육을 진행해 사용토록 할 예정이다.
한편 시는 부대행사로 아파트 전자결재 문서행정 서비스 체험부스를 마련해 시스템 이용자들의 궁금증을 해소할 수 있도록 했다. 또한 참여 대상별로 설문조사를 실시, 이를 올 연말께 완료 예정인 ‘아파트 전자문서 제도화 전략 사업(ISP)’의 이행과제를 도출하는 데 보조자료로 활용할 예정이다.
또한 시, 자치구, 시범단지 관계자 합동으로 착수보고회(7월)와 중간보고회(9월), 최종보고회(12월)를 개최해 운영현황 공유 및 점검을 통해 더 나은 방향으로 개선·발전시켜 나갈 계획이다.
아울러 이번 시범사업을 적극적으로 운영하는 시범단지에 대해서는 우수단지 동판을 제작해 수여할 예정이다.