공동주택에 거주하는 입주자 등의 가장 큰 관심사는 바로 ‘관리비’일 것이다. 의무관리대상 공동주택의 입주자 등은 그 공동주택의 유지관리를 위해 필요한 관리비를 관리주체에게 납부해야 한다. (공동주택관리법 제23조 관리비 등의 납부 및 공개 등)
국토교통부에서는 납부된 관리비에 대한 정보를 얻고 비교해볼 수 있도록 공동주택관리정보시스템에 매월 공개하도록 하고 있다. 그러나 관리비는 지역별·단지별 특성에 따라 차이가 존재해 단순 비교가 어려우며 산정·부과 절차에 많은 문제점들이 노정돼 있는 상태다. 본 연구에서는 회계처리기준 및 감사기준 등 관리비 투명성 제고를 위한 개선방안과 체납관리비의 신속한 회수 등 업무수행의 효율성 향상을 위한 방안을 크게 4개로 나눠 제시하고자 한다.
첫 번째로 관리비 관련 규정 개선이다. 공동주택관리법 시행령 제26조 제1항은 예산제를 전제로 다음 회계연도 예산을 개시 1개월 전까지 입주자대표회의에 제출해 승인받을 의무를 관리주체에 부과하고 있다. 그러나 많은 입대의가 실비정산제를 채택하고 있다. 이 경우 관리주체는 예산제와 실비정산제 의무를 모두 수행해 업무의 비효율성을 초래한다. 그러므로 예산제와 실비정산제 개념을 명확히 하고 그 집행절차를 규정화해 관리업무의 효율성을 도모해야 한다. 관리비 계정과목과 회계 업무처리도 개선이 필요하다. 2016년 회계처리기준이 제정됐으나 실무에서는 과거부터 사용하던 계정과목 명칭을 사용해 실질적 내용은 같으나 계정과목이 달라 아파트 단지 간, 지역 간 비교 가능성을 저해시킨다.
또한 업무처리 역시 관행을 그대로 답습해 지방자치단체 지적사항 발생, 외부 공인회계사의 부정적 감사의견 등으로 인해 업무의 신뢰성이 떨어지고 있다. 따라서 계정과목 명칭을 정비하고 사례집을 제작해 회계처리를 비교할 수 있도록 하고 업무 관련 교육을 강화해 전문성과 신뢰성을 제고할 수 있도록 해야 한다.
다음으로 외부 감사인 선임방식을 개선해야 한다. 외부 감사인을 선임하는 경우 개인적 연고가 있는 회계사를 선정하려는 경향이 많아 친분이나 연고 관계로 인해 독립적 지위에서 감사업무를 수행하는데 한계가 있다. 따라서 외부 감사인 선정 시 제3자가 추천하도록 법령을 개정하거나 주택관리업자 및 사업자 선정지침의 적용 범위에 감사인 선정 업무도 포함됨을 명시해야 한다. 또한 감사 보수를 대부분 최저가 낙찰방식으로 결정하기 때문에 감사보수 덤핑, 감사품질 저하, 최소한의 감사시간 확보 미흡 등의 문제가 발생한다. 지방자치단체와 대한주택관리사협회 등 유관기관이 협업해 공동주택 감사업무에 대한 보수 결정 방식을 변경하는 것이 바람직할 것으로 사료된다. 또한 감사 결과 공개 방식을 다양화하고 비전문가인 입주민도 쉽게 이해할 수 있도록 비정형적인 약식 보고서 제출을 의무화해야 한다. 추가적으로 감사인에 대한 사후관리를 실시해 인센티브 및 제재를 할 수 있도록 제도를 개선해야 한다.
두 번째는 관리비 세부 항목별 개선방안이다. 가장 먼저 관리비 부가가치세 부과기준 변경이 필요하다. 면적 기준으로 부가가치세를 부과했을 때 동일 면적이더라도 주택 소재 지역 여부에 따라 금액이 상당히 차이가 나기 마련이다. 따라서 면적뿐 아니라 금액(공시가격)을 기준에 추가해 선별적으로 부가가치세를 부과해야 한다. 국세청은 공동주택 잡수입을 과세대상으로 봐 부가가치세 및 소득세를 부과하고 입주자대표회의가 자발적으로 사업자등록을 하도록 권장하고 있다. 그러나 입대의는 비법인 사단으로 간주돼 영리추구 법인이 아니므로 부가가치세나 소득세의 납부의무자로 규정하는 것은 불합리하며, 일몰규정 없이 운영되는 비과세 항목을 정비해 공동체 활성화 저해와 입주민 관리비 부담 증가를 막아야 한다.
다음으로 주차장과 승강기 수입의 분류에 대한 제고가 필요하다. 최근 들어 별도 집중관리가 필요할 만큼 주차장의 유지·관리 업무 비중이 커지고 있다. 주차장 바닥 및 천장을 수시로 보수해야 함에도 재원이 없어 필요한 공사를 적절한 때에 수행하지 못하는 경우가 많다. 현재는 주차료 수입을 잡수입으로 분류해 연말 결산 시 당기순이익에 편입하고 있는데 이를 잡수입이 아닌 주차충당금으로 분류할 수 있도록 관련 규정의 개정이 필요하다. 주차장 수입과 마찬가지로 승강기 수입도 수익으로 계상되고 있다. 관리비 항목 중 하나로 승강기 유지비를 부과하고 있으나 수시 점검 및 부품 교체 등에 충분하지 않은 경우가 일반적이므로 승강기 충당금으로 분류해 적절한 유지·관리가 이뤄지도록 해야 한다.
장기수선충당금은 공동주택관리법 제30조 제1항에 따라 소유자에게 징수해 적립할 의무를 관리주체에게 부과하고 있다. 그러나 현실적으로 부과금액은 입대의 의결로 결정되고, 적립요율 및 산정방법 등에 대한 구체적 가이드라인이 없어 과소 적립되는 실정이다. 입주 초기에는 최소한의 금액만 부과하고 노후화에 따라 금액이 상향되는 경향이 있어 입주 시기에 따른 형평성 문제와 임기응변식 적립으로 인한 부실화 등의 부작용을 초래한다. 그러므로 적립 주체를 명확히 규정해 책임감을 갖고 장충금을 적립하도록 유도하고, 적립에 대한 구체적인 가이드라인 제정 및 배포를 통해 의사 결정에 도움을 주도록 해야 한다.
세 번째로 관리비 부과·회수 절차 개선이 필요하다. 관리비를 미납한 경우 관리주체는 통상 독촉장 발송, 내용증명 발송, 입대의 단전·단수 의결, 단전·단수 시행의 순서로 독촉절차를 진행한다. 이러한 절차에도 불구하고 체납관리비를 수월하게 회수하기는 어려우며 단전·단수 조치는 전기사업법 위반 및 재물손괴죄 등에 해당돼 과감하게 시행하지 못하는 상황이다. 체납관리비 회수를 위해서는 절차를 명확히 규정하고 관리규약 준칙을 정비해야 한다.
한국전력공사 전기공급약관을 관리규약 준칙에 반영해 전기료 체납 시 전기 제한 공급을 요청하는 등의 절차적 규정을 명문화하고, 전자독촉시스템 등의 활용 절차를 준칙에 포함해야 한다.
현행 전기료 납부방식도 개선돼야 한다. 한국전력공사가 전기료를 부과하면 관리주체는 전기료를 미리 납부한 후 해당 비용을 1~2개월 후 입주민에게 부과하고 있다. 이 방법은 납부대행을 무보수로 수행하는 것이며, 전기료 선납으로 인해 이후 체납가구 발생 시 대손 비용을 관리주체가 부담하게 된다. 체납가구 단전 요청 시 한국전력공사는 전기료 채권에 대한 소멸시효가 36개월(민법 제163조 제6호 소정의 3년 단기 소멸시효에 해당하는 채권)임에도 불구하고 요청 시점 기준으로 직전 6개월분의 전기료만 반환한다. 결국 체납된 전기료는 선량한 입주민이 공동부담하게 된다. 따라서 전기공급약관 개정을 통해 후납부 방식으로 변경하고 선납부 전기료 반환분을 6개월에서 36개월로 변경해 체납전기료로 인한 피해를 성실하게 납부한 다른 가구에게 전가되지 않도록 해야 한다.
마지막으로 관리비 산정·부과업무와 관련해 부당간섭을 배제해야 한다. 관리 시 산정·부과의 승인을 입대의와 감사로부터 받아야 하므로 감사가 관리비 집행과정에 직접 관여해 업무의 범위가 확대된다. 그리고 감사 대상의 시간적 범위가 규정돼 있지 않아 현 감사 임기뿐 아니라 과거의 관리비 사안을 다시 감사하는 등 업무수행 중복 문제가 발생한다. 또한 재심 요청 조건이 규정돼 있지 않아 감사의 재심의 요청이 빈번하게 발생함에 따라 효율적인 관리업무수행의 걸림돌이 된다. 감사로 인한 관리업무 부당 간섭을 막기 위해서는 감사의 업무 범위와 관리비 집행업무, 시간적 범위, 재심요청 조건을 시행규칙·관리규약 등에 명문화해야 한다.
앞서 언급한 것처럼 공동주택 관리비의 산정 및 부과절차와 관련된 실무적 불합리를 개선해 회계업무에 대한 관리주체의 책임감은 높이되 과도한 업무 부담을 줄이고, 투명성과 신뢰성을 높여 한 걸음 더 발전하는 공동주택 관리제도가 되길 기대한다.