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1. 관리주체의 채권, 채무 소멸과 제거
채권, 채무의 회계처리상 소멸 시기는 민법 등 관계 법령에서 정하는 소멸시효에 따른다.
민법상으로는 10년이 소멸시효이지만 상법상으로는 5년, 3년, 1년, 6개월로 그 소멸시효가 다양하다. 따라서 관리주체는 채권, 채무의 성격 등을 감안한 법적 대응이 필요하다.
그러나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 소멸시효가 완성되기 전이라도 입주자대표회의의 승인을 받아 해당 채권을 제거할 수 있다.
1) 채무자의 소재가 불분명하고 압류할 수 있는 재산의 가격이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 않은 때
2) 채무자가 사망하고 그 상속재산의 가액이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 않은 때
3) 채권액이 추심비용보다 소액일 때
4) 그 밖의 부득이한 사유가 있는 경우로서 입대의에서 의결한 때
이와 같이 하는 이유는 채권회수금액보다 채권회수비용이 더 많아지면 오히려 관리주체의 손실이 발생되므로 채권회수를 포기하는 것이 관리주체가 유리하기 때문이다.
일반적으로 관리주체의 가수금 또는 예수금의 부채를 발생원인에 의거, 특정인에게 반환해야 함에도 반환비용과 특정인의 주소불명 등으로 일정기간이 지난 가수금과 예수금을 관리주체의 잡수입으로 회계처리하고 있다.
2.관리주체 장부의 바르게 고침
-장부의 잘못 기록한 사항은 해당 부분을 붉은색으로 두 줄을 긋고 바로 고쳐야 한다.
-잘못 기록해 공란으로 할 필요가 있을 때에는 해당 부분을 붉은색으로 두 줄을 긋고 공란이라 붉은색으로 적는다.
-장부가 전면 잘못 기록됐거나 공백인 때에도 전항에 준한다.
-금액은 1행 중 일부가 잘못 기록됐더라도 그 행 전부를 바로 잡아야 한다.
-변경한 부분에는 반드시 변경한 사람이 도장을 찍어야 한다.
-고칠 때에는 약품 등을 사용해 지우거나 고쳐 적을 수 없다.
위 사항은 장부의 고침이 정당하게 수정돼야 함을 위한 업무절차이며 장부의 위조·변조를 예방하기 위함이다.

3. 관리주체의 장부 폐쇄 및 새로 바꿈
-회계장부는 매 회계연도별로 결산 확정 시 폐쇄하며 차기에 사용할 수 없다.
-장부의 새로 바꿈은 회계연도 초에 행하고 회계연도의 기간 중에는 특별한 경우를 제외하고는 이를 새로 바꿀 수 없다.
-전산으로 회계처리하는 경우에는 월 마감 및 연 마감이 완료되면 같은 기간에 해당하는 전표의 입력을 할 수 없다.

4. 관리주체 장부의 이월
회계연도 말에 재무상태표 계정의 모든 잔액을 다음 회계연도 1일자의 새로운 장부에 이월한다. 그 양이 많은 경우에는 한꺼번에 이월하고 신, 구 장부를 같이 갖춰둬야 한다.

5. 관리주체 장부의 검열
-관리주체는 매월 또는 수시로 장부기입을 검열해야 한다. 현금출납부는 매일 마감하고 기타 회계과목은 매달 마감해야 한다.
-전산으로 회계처리하는 경우 입대의 감사와 관리주체는 매년 연 마감을 실시했는지 검열해야 한다.