공동주택관리 및 IT인프라 개선방향 <59>
(주)지에스피 씨스템즈 이수원 대표이사
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진행 절차에 대한 업무 미숙으로 사업 추진이 좌초된 경우의 예를 통해 교훈으로 삼을 만한 단지에 대해 소개하고자 한다.
수도권의 150가구 미만의 단지에서 컨설팅 협조를 요청 받아 방문해 경험한 사례다. 입주 초기에 경비실이 별도로 마련돼 있지 않아 이번에 단지 입구에 경비실을 신축하려고 행위허가까지 받고 사업자 진행 절차 등을 추진하는 과정에서 몇 가지 의문점을 해소하고자 필자에게 의뢰를 한 경우였다.
첫 번째 난제는 단지에서 고려한 예산과 실제 도면을 바탕으로 한 예산의 차이가 너무 크다는 것이었다. 두 배 이상의 예산이 추정돼 예산 확보에 어려움이 발생하고 또 한 가지는 신축 경비센터의 위치 및 전체 면적 등이 실용적이고 효율적으로 설계되지 못해서 재설계 등의 절차가 필요한 것이었다. 너무 많이 바뀌게 돼 동의 절차가 새로 진행돼야 할 정도였다. 결과적으로는 사업 추진을 포기하는 것으로 귀결돼 수개월 고생한 노고와 입주민의 안전과 편리함을 위한 사업이 좌초됐다.
이 경우 초기에 센터 구축의 목적에 부합하는 위치, 면적 등을 감안한 도면 그리고 추정 예산 등을 명확하게 윤곽을 확보하고 행위허가 등의 절차상의 문제 등이 발생하지 않게 검토한 후 사업 타당성을 최종 확정하고 진행했어야 이런 난관에 봉착하지 않았을 터인데 하는 아쉬움을 갖게 됐다. 관리사무소의 업무 과다로 인해 외부 전문가의 도움을 받는 한이 있어도 초기 검토하는 과정이 중요하다는 것이다.
두 번째 사례는 수도권에 소재하고 약 1,000가구 미만의 기축 아파트에서 최근에 발생한 건으로 인력경비시스템에서 인원을 감원하고 통합전자보안시스템을 도입하려고 하는 과정에서 최종 부결돼 사업 추진이 좌초된 경우다.
통합전자보안시스템 구축을 위해 경비원 감원에 따른 자동문, 세대인터폰, CCTV, 주차통제시스템 등등을 구축하고 정문 입구에 통합센터를 신축하는 것이 큰 골자였다고 한다. 정문 신축 초소를 위해 화단 일부를 사용하고 주차장 2개를 이용해야 하기 때문에 행위허가 필수사항으로 건축사를 통해 업무를 추진하는 것이 나았고 무엇보다도 소유자 동의 3분의 2를 받아 관할구청으로부터 행위허가 신고를 받고 사업자 선정 절차에 임해야 하는 단지였다.
전체적인 일정을 추진하는 과정에서 가장 중요한 행위허가 진행을 위한 과정이 누락됐고 또 소유자 동의 중에서 50%를 약간 넘기는 수준으로 마무리됐다고 했다.
필자가 판단하기에 첫째, 절차적 과정에서 누락된 부분이 있어 나중에 문제의 소지가 많이 나올 수 있고 행위허가 절차 없이 신축한 통합센터 부분은 추후 사용 중지나 철거 등의 상황이 도래할 수 있고 무엇보다도 입주민 과반 동의 사항이 아닌 소유자 3분의 2 동의 사항인 관계로 인해서 이 사업의 추진의 리스크를 충분히 설명해 결국 사업 추진을 중단하게 됐다. 6개월 이상 수고한 결과가 한 두가지 중요한 사항을 누락함으로써 절차적 정당성과 투명성 등을 담보하지 못할 경우에는 결과적으로 사업 추진이 좌초되게 된다는 것이다.
따라서 어떤 사업을 추진할 때는 약식으로도 반드시 사업계획서를 작성하고 그 사업계획서에는 세밀한 부분까지는 포함하지 못하더라도 반드시 사업 추진의 단계별 항목 및 주요 내용에 대해 포함해 입주자대표회의 및 관리사무소에서 그 절차를 꼭 지킬 수 있도록 노력해야 한다.