14회 주택관리사인 강태원 공설밴 감사(서울 마곡힐스테이트아파트 센터장)가 1년 동안 준비해 만들었다. 이 책은 관리사무소장이 입주자대표회의를 구성하기 위해 처리할 모든 과정을 실었다. 근거 법령, 공고문, 신원조회 방법, 회의 문안 등을 포함하고 전자투표 조작방법에 대한 구체적 설명도 제시했다.

강 주택관리사는 “현업의 소장들이 업무 중에 가장 힘들어하는 업무가 동대표를 선출하는 일”이라며 “경험 많은 소장도 실수가 잦은 사안이어서 새내기 소장이 참고하도록 자세히 설명했다”고 밝혔다. 최근 소장으로 발령받은 26회 한 주택관리사는 “입대의 선거가 다가오는데 초보 소장에겐 가뭄에 단비처럼 고마운 자료”라며 “책 부록에 있는 공문, 게시문 등 첨부파일에 아파트 이름만 변경하면 돼 업무부담을 크게 덜게 됐다”고 기뻐했다. 

책자는 공설밴 정회원에게는 무료로 배포됐다. 비회원은 강태원(010-8533-5087) 주택관리사에게 연락해 1만5000원에 구입할 수 있다. 

공설밴은 2018년 개설된 온라인 공동체로 공동주택 시설관리에 관해 1200명의 주택관리사들이 현장의 목소리와 정보를 공유하고 있다. 다음은 가이드북 주요 내용.

▷선거관리위원회 구성= 입주자대표회의 구성을 위한 첫 단추다. 최초 구성 시 관리규약에서 정한 인원을 충족해야 한다. 선관위 구성원은 2회 연임까지 가능하다. 다만 동대표 신청과 마찬가지로 2회까지 지원자가 없는 경우 3차 공고 시에는 지원할 수 있다. 위원 후보의 결격사유 조회를 반드시 진행해야 한다.

▷동대표 선출= 경선하는 동에서는 추첨으로 기호를 배정한다. 기호 추첨은 총 2회를 실시해 합산 점수순으로 한다. 2회의 선출공고에도 후보자가 없는 경우 중임 제한자 및 사용자도 출마가 가능하다. 이 경우 3차 입찰공고문에 명시해야 한다.

▷‘문서24’ 활용= 동대표 결격사유 조회 시 온라인 행정처리 사이트인 ‘문서24’를 활용하면 효율적이다. 회원 가입 인증방법과 결격사유 요청 공문 작성법은 가이드북의 설명을 따르면 된다.

▷전자투표 활용= 현장에서 가장 많이 사용하는 XpERP 사이트의 구체적 조작방법이 책에 들어 있다. 투표 일정, 대상, 발송시간 설정하기와 선거인 명부, 투표용지 발송, 후보자 홍보물 게시 등 가이드북을 따라 실행하면 된다.

▷입대의 구성 신고= 입대의 구성 변경 신고 방법과 공문 등에 필요한 참조 서류를 명기했다. 회장이 바뀌면 사업자등록증 변경 발급, 거래 은행 대표자 및 ERP 기본정보 변경, 회장 보증보험 가입을 진행해야 한다. 자치 관리의 경우 회장의 4대 보험 상실 취득 신고도 필요하다.