대다수 아파트 관리사무소에서 공고문, 회계 서류 등에 날인할 때 주택관리사 배치 시 신고한 직인이 아닌 사각 직인을 사용하고 있는 것으로 나타나 현장의 주의가 필요하다. 

경기도 한 지자체 공동주택감사팀의 A주무관은 “최근 74개 단지에 지도·감독을 나갔는데 모든 단지가 공고문 등에 사각 직인을 사용하고 있어 개선 권고했다”면서 “이러한 문제를 인지하고 있는 소장이 거의 없어 직인 사용에 대한 올바른 이해가 필요하다”고 지적했다. 

공동주택관리법 제64조에 따르면 관리사무소장은 배치 내용과 업무의 집행에 사용할 직인을 시장·군수·구청장에게 신고하게 돼 있다. 이 법 시행규칙의 서식에 따라 업무 직인란에는 중심 원에 주택관리사의 성명이, 바깥 원에 주택관리사의 자격 명칭 및 자격번호가 새겨진 둥근 직인을 날인하게 돼 있다. 공동주택 회계처리기준 제8조에서도  소장이 금융계좌 및 출납 관련 회계 업무를 집행할 때는 이 법에 따라 신고한 직인을 사용하도록 하고 있다. 

이처럼 공동주택관리법에 ‘업무 집행에 사용할 직인’이 명시돼 있으나 다수의 아파트 관리사무소가 자체 제작한 사각 직인을 사용하고 있고 이것이 법령 위반이라는 점을 인식하지 못한다는 것. 

서울 모 아파트 B소장은 “계약서에만 신고 직인을 사용하고 그 외에는 모두 사각 직인을 사용하고 있었다”면서 “그런 사실은 지금 처음 알았다”고 놀라워했다. C소장 역시 “통상적으로 신고 직인과 사각 직인 두 가지를 병행해 사용한다”며 “혹시 직인을 잘못 사용하면 과태료를 받게 되는 것이냐”며 걱정했다. 

업무 시 신고 직인을 사용해야 한다는 것을 알고 있었다는 D소장은 “지자체 질의회신에서 관련 내용을 본 뒤 공문에 사각 직인이 아닌 신고 직인으로 날인하고 있다”며 “안내문은 수시로 게시하다 보니 일일이 신고 직인을 찍기가 번거로워 ‘관리사무소장(직인 생략)’으로 표기하기도 한다”고 말했다. 

공동주택관리법에 소장의 직인 사용과 관련한 과태료 조항은 없다. 하지만 지자체 감사 시 지적 대상이 될 수 있어 가급적 금융·회계 서류뿐 아니라 모든 서류에 신고된 직인을 사용해야 말썽 소지가 없다. 

일부 지자체 공동주택 감사 사례집에서도 몇 년 전부터 소장의 직인 사용과 관련한 문제를 지적해 왔다. 인천시(2021년)·경기도(2019년) 공동주택 감사 사례집에 따르면 계약서, 전표, 지출결의서 등에 신고 직인이 아닌 관리사무소 사각 직인을 날인한 사례, 공동주택에서 자체적으로 제작한 소장 직인(○○아파트 관리사무소장인)을 사용한 사례를 공동주택관리법 제64조 위반으로 지적했다. 

지자체는 개선 방안으로 계약서·발송 공문·공고문 등 공동주택 관리업무와 관련한 모든 문서에는 관계 법령에 따라 배치 신고 시 신고한 직인을 사용하고, 사각 직인 또는 공동주택 자체 소장 직인 사용을 지양할 것을 안내했다. 

A주무관은 “신고된 직인을 쓰지 않아도 과태료를 부과하지는 않지만, 법의 취지에 어긋난 만큼 소장들이 꼭 알고 있어야 하는 내용”이라며 “과태료 조항이 없다는 이유로 아예 지적도 하지 않는 지자체도 일부 있지만 반드시 안내해 소장들이 문제를 인식할 수 있게 해야 한다”고 강조했다. 그는 “일상적인 안내문의 경우에는 ‘직인 생략’을 명시해도 문제는 없지만 법적 관련 공고문의 경우 반드시 신고 직인을 사용해야 한다”고 당부했다. 

한 공동주택 관리 전문가는 “사각 직인을 관리사무소에 비치해 놓는 게 보통이어서 소장의 의사 없이 어느 직원이나 찍을 수 있어 공신력이 저하될 우려가 있다”고 지적했다. 그는 “신고 직인은 주택관리사 번호가 명시된 만큼 함부로 남용할 수 없으므로 이를 사용해 업무의 신뢰도를 높여야 한다”고 제언한다.