오피스텔은 공동주택과 마찬가지로 주거용으로 이용되고 공동주택과 유사한 방식으로 관리되는 경우가 많다. 그런데도 오피스텔의 관리비는 아파트보다 상대적으로 높고 관리도 부실하게 이뤄지는 경우가 많다. 이러한 문제는 원칙적으로 오피스텔 입주민들이 자치적인 노력으로 해결해야 한다. 그러나 입주민의 무관심과 법적, 기술적 지식의 부족으로 인해 그런 해결을 기대하기 쉽지 않다. 그렇다면 국가나 지자체가 적극 행정을 통해 입주민들이 합리적이고 효율적이며 공정하게 오피스텔을 관리하도록 도와줄 필요가 있다. 다만 국가나 지자체의 도움이 입주민들의 자치역량을 약화하는 방향으로 이뤄져서는 안 된다. 국가나 지자체의 도움이 필요한 사항은 다음과 같다. 

첫째, 임시관리인제도의 활성화다. 오피스텔을 제대로 관리하기 위해서는 일단 관리인이 선임돼야 한다. 관리인은 오피스텔 구분소유자의 대표자인데, 대표자가 선출돼야 관리비도 징수할 수 있고 위탁관리계약을 체결할 수 있다. 관리인이 선출돼야 구분소유자들에게 관리에 관한 정보를 제공할 수 있다.

관리인을 선임하려면 관리단 집회를 개최돼 선임을 위해 결의를 해야 한다. 그런데 관리인이 없는 상황에서 구분소유자들이 관리단 집회를 준비하는 것은 쉽지 않다. 관리단 집회를 준비하기 위해서는 상당한 비용이 소요되는데, 이러한 비용을 회수할 수 있는지 불확실한 상황에서 선뜻 비용을 부담할 구분소유자들은 많지 않다. 전문적인 법적 지식이 없는 입주민들이 집합건물법에서 정한 절차를 엄격하게 준수하면서 관리단 집회를 소집하는 것도 쉽지 않다.

이 경우 임시관리인 선임제도를 활용할 수 있다. 집합건물법은 관리 공백이 발생하지 않도록 구분소유자나 임차인 등이 법원에 임시관리인의 선임을 청구하도록 규정하고 있다. 그런데 임시관리인에 보수를 지급해야 한다. 통상적으로 변호사가 임시관리인으로 선임되고 관리단에서 200만~300만 원의 보수를 지급하게 되는데, 이 비용이 관리비에 반영될 수밖에 없다. 임시관리인 선임 청구 때 3개월 이상의 보수를 예납하게 하는 경우도 있다. 1000만 원 안팎의 보수를 예납해야 한다면 임시관리인 선임 청구를 주저할 수밖에 없다. 이러한 문제를 해결하기 위해 지자체가 임시관리인 전문가풀(pool)을 구성할 필요가 있다. 집합건물 관리분야에서 경험이 많은 전문가를 선발해 놓고 이들을 적은 비용으로 활용할 수 있게 한다면 임시관리인제도가 활발하게 이용될 수 있다. 

둘째, 오피스텔 관리비의 수준을 비교할 방안을 마련해야 한다. 부당한 관리비를 방지하기 위해서는 입주민들이 오피스텔 관리비가 합리적인 범위 내에 있는지 알 수 있어야 한다. 따라서 공동주택관리정보시스템(K-apt)과 같이 지자체가 오피스텔의 규모나 건축연한에 따른 합리적인 관리비 수준에 대한 정보를 입주민들에게 제공할 필요가 있다. 이를 위해 오피스텔의 관리비 항목을 표준화하고 관리비 고지서 양식도 통일할 필요가 있다. 지자체가 오피스텔의 표준관리규약과 표준관리비고지서 양식 등을 마련해야 한다. 

셋째, 표준위탁관리계약서가 보급돼야 한다. 오피스텔의 관리비가 부당하게 높은 이유 중의 하나는 위탁관리회사가 관리인력을 과다하게 배치하거나 인건비를 과다하게 책정하는 점이다. 이를 방지하기 위해 관리단이 위탁관리계약을 체결할 때 해당 오피스텔의 규모에 적절한 관리인력의 인원수나 급여 수준을 파악할 수 있어야 한다. 정산이 필요한 부분에 대해서는 정산을 요청할 수 있어야 하며, 위탁관리계약에 따라 관리서비스가 제공되고 있는지 주기적으로 확인하는 방안을 계약의 내용에 포함해야 한다. 입주민들로 구성된 관리단이 협상력이 부족해 위탁관리계약에 이를 반영하기 어려우므로 지자체에서 표준위탁관리계약서를 보급할 필요성도 있다.

넷째, 지자체가 관리단 감독에 적극 나서야 한다. 집합건물법 개정으로 지자체가 관리단의 업무를 감독할 수 있는 근거가 마련됐다. 관리비가 높은 집합건물에 대해서는 지자체가 적극적으로 감독 권한을 행사해 관리비가 부당하게 징수되지 않도록 해야 한다. 집합건물법을 위반해 관리가 이뤄지는 경우 과태료 부과로 관리가 적법하게 이뤄지도록 할 필요도 있다. 그런데 관리단이 업무를 개시하기 전까지 시행사(분양자)가 건물을 관리하는 기간에 지자체가 시행사의 관리행위에 대해서는 감독 근거규정이 없다. 과태료를 부과하거나 감독권한을 행사할 수 있도록 집합건물법을 보완해야 한다.