경남 김해시가 최근 2023년 공동주택 감사 사례 286건을 관리일반, 회계관리, 공사용역, 시설관리 4개 분야로 나눠 공개했다. 개정된 공동주택관리법 및 관련 법령을 반영해 현장에서 알기 쉽도록 유형별로 제작했다. 다음은 김해시 누리집(www. gimhae.go.kr)에 올려진 사례집의 주요 내용. 

▷재심의 요청 안건 부적정= A아파트 입주자대표회의는 가결된 의안이 관계규정을 위반하지 않았는데도 재심의 절차를 진행해 종전과 다르게 의결했다가 지적대상이 됐다. 재심의 요청사항은 가결된 의안이 관계규정에 위반된다고 판단되는 경우에 신청할 수 있다. 입대의에서는 안건상정 후 요청된 사항이 관계규정에 위반되는지를 면밀히 검토해야 한다. 

▷메신저로 입대의 안건 의결= 일부 안건에 대해 회의 당일 의결하지 않고 며칠 뒤 메신저로 의결 후 회의록에 추가 작성해 지적됐다. 경남도 관리규약 준칙 제28조 1항에 동대표는 입대의에 직접 출석해야만 영 제14조 제1항에 따라 의결권을 행사할 수 있게 돼 있다.

▷주차수입 관리= 관리수익 외에 관리주체에 유입되는 수익은 관리외수익으로 관리해야 한다. 주차수입과 관련해 근거 없이 공유부지충당금으로 관리하는 사례가 지적됐다.

▷소송비용 지출= 소송비용을 입대의 의결만으로 잡수입에서 지출했다가 지적받았다. 잡수입으로 소송비용을 지출할 경우 입주자등의 전체 이익에 부합해야 하고 소송 대상자, 목적, 소요비용, 손익계산 등에 대해 사전 공지 후 입주자등 과반수 동의를 받아야 지출할 수 있다.

▷입대의 미구성시 사업자 선정 동의절차= 입대의 구성원이 과반수 미달로 의결할 수 없을 경우 전체 입주자등의 10분의 1 이상이 이의를 제기하지 않고 전체 입주자등의 과반수가 찬성해야 계약이 가능하다. 이에 대한 절차 없이 계약했다가 지적받았다.

▷피해 보상금 사용= 모 아파트는 인근 아파트 신축공사 피해 보상금을 수령해 잡수입에 편입했다가 잡수입으로 시설물 공사를 하면서 사업자 선정지침을 무시하고 수의계약으로 진행했다가 지적받았다. 

▷녹화장비 공산품 여부= CCTV 녹화장비 및 카메라는 공산품으로 구입하고 교체공사만 용역업체에 맡겼다가 지적받았다. CCTV 녹화장비 및 카메라는 소비자가 사용하는 완제품 형태인 공산품이 아니라 별도 설치 및 교체공사에 필요한 자재에 해당한다.

▷시간 차 수의계약= 단지 내 전지 작업 용역을 500만 원 이하로 쪼개고 한 달 간격으로 두 차례 수의계약 진행해 지적받았다.

▷내용 변경된 재공고 유찰= 재공고 시 입찰내용을 변경할 수 없는데도 공사 범위를 축소해 입찰한 뒤 유찰되자 수의계약을 체결해 지적됐다. 재공고 시 입찰 내용을 변경했다면 재공고가 아닌 최초의 입찰에 해당돼 유찰로 인한 수의계약이 불가능하다.

▷공정거래위원회 과징금 처분 미확인= 수의계약(재계약 포함) 시 참가자격 제한 확인사항 중 사업자 선정과 관련해 입찰담합으로 공정거래위원회로부터 과징금 처분을 받은 후 6개월 경과 여부를 확인해야 하는데도 확인하지 않았다가 지적됐다. 

▷적격심사 시 동일점수 선정절차 위반= 사업자 선정에 따른 적격심사에서 A업체와 B업체가 최고점을 받았고 입찰가격도 동일한 경우 추첨으로 결정해야 하는데 입대의 의결로 A업체를 선정해 지적받았다.

▷재계약 시 계약금액 적정성 검토= 기존사업자와 재계약 시 관리주체는 사업수행실적 평가와 관리규약에 따른 계약금액 적정성을 평가해야 하는 데도 별다른 검토 없이 ‘재활용, 폐지 등 수거계약’의 사업수행실적 평가를 했다는 이유로 지적됐다. 공동주택관리정보시스템(K-apt) 다른 단지 유사 용역 금액 비교나 타 업체 견적서 비교 등으로 계약금의 적정성을 검토하는 것이 타당하다. 

▷주택관리업자 경비·청소 직영 시 보증금 미수령= 주택관리업자가 경비·청소를 직영하는 경우 경비·청소 용역비를 포함해 계약이행보증금을 수령해야 하나 위탁수수료에 대한 계약이행보증금만 징수했다가 지적받았다.

▷용역업체 CCTV= 통합경비 용역업체가 CCTV를 설치해 주고 계약 기간 종료 시 CCTV 소유권을 아파트로 이전한다는 조건으로 시스템 유지비를 관리비로 부과했다면 지적 사항이다. CCTV는 장기수선계획에 반영해 장기수선충당금으로 설치해야 한다.

▷장기수선계획서 작성 용역비= 장기수선계획서 조정 용역 및 시설물 관리시스템 사용 비용을 관리비로 집행했다. 장기수선계획서 작성을 전문업체에 의뢰한 경우 비용을 장기수선계획에 반영해 장기수선충당금으로 집행해야 한다.