스마트아파트 삶의 모습에 변화를 가져오다

아파트 전자결재의 모든 것 (7) 최병진l승인2019.11.06 10:44:30l1144호

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# 새로운 한 주를 시작하는 월요일 아침. 우리 아파트 한 주 일정을 보는 것으로 하루를 시작한다. 일정을 보니 우리 단지는 이번 주 수요일 오후에 엘리베이터 점검을 할 예정이다. 큰일이다. 그 시간은 딸아이가 하교할 시간인데. 엘리베이터가 멈추기 전 몇 시에 아이의 짐을 챙겨 데리러 가면 좋을까. 그날 내 일정은 어떻게 되나 생각해본다. 
그러고 나서 밖을 나선다. 낙엽을 쓸고 있던 경비원이 휴대전화로 깨진 보도블록을 촬영하고 있다. 아마 보도블록 교체를 위해 현장점검일지를 작성하는 것 같다. 인사를 건네면 방해가 되는 것은 아닐지 잠깐 생각하는 사이 벌써 문서 결재까지 올린 건지 먼저 인사를 건네준다.

우리가 살고 있는 아파트에 스마트아파트 시스템이 도입된다면 이런 모습일 것이다. 아파트 일정관리, 공지사항 등의 입주민의 편의를 위한 시스템뿐만 아니라 모바일 현장점검, 전자 회의록, 긴급상황 전파와 같은 아파트 행정을 돕는 시스템들이 유기적으로 연결돼 있을 것이다. 
스마트아파트 시스템 안에서 관리사무소 직원이 작성한 업무일지는 전자결재를 통해 관리사무소장의 점검을 받고, 이를 입주자대표가 실시간으로 확인할 수 있게 된다. 결재된 문서는 결재완료 문서함에 차곡차곡 쌓여서 필요시 검색을 통해 찾아 볼 수 있고, 기존에 작성한 문서를 활용해 공지사항을 등록하거나 입대의에서 문서를 참고하기 쉬워진다. 또한 모바일서비스와 메신저, 메일 등의 기능이 더해져 아파트 업무를 보는 직원 간 손쉽게 소통과 협업이 가능하기에 훨씬 빠르고 확실한 아파트 관리를 기대할 수 있다.
이 단계에 들어서면 아파트가 안전하게 관리되고 있다는 것을 수시로, 직접 확인 가능하기 때문에 관리의 투명성을 믿고 안심할 수 있다. 전국 최초로 아파트 전자결재를 사용했던 용인의 한 아파트는 전자결재를 사용하기 전까지 빈번했던 관리용역업체의 변경이 더 이상 발생하지 않고 10년 넘게 한 업체가 성실히 일하고 있다. 이는 모두 입주민들이 관리사무소의 성실함과 관리문서의 투명함을 믿게 됐기 때문이다. 
ㄴ관리사무소 또한 전자결재 시스템을 통해 문서를 체계적으로 관리함은 물론, 프로그램의 협업기능이 제공한 독립된 전자업무 공간에서 일하니 행정업무에만 집중할 수 있어 신속함과 편리함을 느끼게 됐을 것이다.
아파트 분야에서의 전자결재는 유독 더디게 시작됐지만 그 효과는 분명히 입증됐다. 우리가 살아가는 공간에 대해 함께 사는 사람들과 이야기를 나눌 공간을 마련하고, 그 의견들을 체계적으로 모아 앞으로 우리가 살아갈 공간의 지향점을 만들었다. 
서울시를 시작으로 여러 지자체들은 아파트 전자결재의 필요성을 느끼고 구체화하기 위해 의욕적으로 나서고 있다. 이는 서로 믿고 소통하는, 맑은 아파트 행정을 꿈꾸는 사람들이 많다는 증거라고 생각한다.

 

㈜새움소프트 최병진 대표
2006 기업용 그룹웨어 officeON 솔루션 구축
2009 국내 최초 아파트 전자결재 솔루션 운영(아파트123)
2017, 2018 서울시 아파트 전자결재 시범사업 수행
2019 광주광역시 광산구 아파트 전자결재 시범사업 수행

 

최병진  xeos@saeumsoft.com
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