서울시, 2017년 최초 아파트 전자결재 서비스를 시행하다

아파트 전자결재의 모든 것 (3) 최병진l승인2019.06.05 13:28:05l1124호

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가을이 끝나가던 2016년 10월, 서울시청으로부터 문의 메일이 도착했다. 아파트 전자결재 구축사례가 있는지 조사하는 문의였다. 
전편에서 소개했듯 새움소프트는 2009년도부터 아파트에 전자결재 서비스를 시작해 상당히 긍정적인 효과를 이미 확인한 상태였기에 실제 구축사례에 대한 간단한 소개자료를 전달했다.
당시 서울시는 아파트의 각종 민원을 접수받고 이를 해결하고자 노력하고 있었는데, 민원은 줄지 않았고 증빙자료가 없어 해결이 어려운 것들이 대부분이었다. 전자결재 기반의 전자문서가 민원을 해결하는 증빙자료로서 적합하기 때문에 아파트에도 적용이 필요하다는 것을 서울시는 알고 있었다. 
하지만 아파트 단지를 대상으로 전자결재 서비스를 수행했던 전례가 없었기에 서울시는 아파트 전자결재 도입을 추진하기에 어려움을 겪고 있었고, 실제 사례가 있어야만 사업 추진이 원활할 수 있기에 사례를 조사하고 있는 상태였다.
우리는 서울시의 사업 구체화에 적극 협조했고 6개월 뒤 서울시가 공개적인 입찰을 진행하면서 제안사로 참여했다. 그 결과 새움소프트의 아파트123이 서울시 아파트 전자결재 공식 시범서비스로 선정되면서 전국 최초의 아파트 전자결재 시범서비스가 시작됐다.
시범서비스의 전체 과정을 돌이켜 보면 어려움이 많았다. 이유는 세 가지였다. 
첫 번째, 아파트를 위한 전산 서비스는 열악했다. 당시 아파트의 전산 서비스로서 가장 많이 만들어진 건 아파트 홈페이지였다. 전자결재라는 시스템은 소프트웨어 중에선 꽤 난이도 있는 기술이기에 홈페이지 제작 업체들이 구현하기에는 분명 어려움이 존재했을 것이다. 그렇기 때문에 아파트의 홈페이지는 단순 게시판 형태로 구현돼 게시글로 민원을 접수받고, 거기에 관리사무소가 댓글을 다는 방식으로 민원을 처리하고 있었다.
두 번째, 아파트 관리사무소와 입주자대표들은 종이문서 사용을 너무 당연하게 생각하고 있었다. 서비스 설명회와 사용자 교육을 다니면서 가장 많이 들었던 말은 “아파트에 대체 전자결재가 왜 필요한가?”였다. 회계 프로그램도 있는데 굳이 필요한가, 프린트해서 결재하면 되는데 왜 두 번 일하게 만드는가 하는 것이었다. 
이 부분에 대해서는 정말 오해가 많았던 것 같다. 회계 프로그램은 아파트의 업무를 돕는 하나의 도구일 뿐이며 회계의 결과에 대해서만 기록이 남는다. 아파트 전반의 행정을 투명하게 관리하고 운영하기 위해선 지출의 결과가 아닌 과정에 대한 증빙이 돼야 하기에 전자결재를 통해 전자문서화하는 과정이 반드시 필요하다.
세 번째, 아파트에서 발생하는 정보의 체계와 관리에 대한 규정이 제각각이었다. 아파트 문서의 양식이나 서식은 충분히 갖추고 있는 상태였지만, 법제도나 절차에 있어서 아파트의 행정은 비교적 체계화되지 못한 상태였기 때문에 시범서비스를 하면서 개선이 필요한 부분들이 많이 발견됐다.
이러한 어려움에도 불구하고 성공에 대한 확신이 있었던 이유는 지난 8년간 서비스를 지속하며 확인한 아파트 전자결재의 효과와 서비스 품질과 노하우 때문이었다. 
2017년도 당시 1개 단지를 대상으로 총 3만3,450건의 결재문서가 누적돼 있었다. 즉 8년 동안 하루 평균 약 12건의 문서를 전자결재로 처리했으며, 아파트 전용 업무를 위한 양식과 서식을 갖추고 있었다.
 그리고 무엇보다 아파트 전용의 사용자 연령층에 맞는 가장 편리한 사용방식을 채택하고 있었다.
2009년 처음 아파트 전자결재 서비스를 시작할 때부터 우리의 바람은 오해와 불신이 있는 많은 아파트들이 전자결재를 통해 문서를 관리함으로써 관리사무소는 성실함을 증명하고 상호 간 신뢰하며 살아가는 것이었다. 결과적으로 시범사업은 성공적이었고 시범단지에서도 아파트 전자결재의 효과를 톡톡히 체감했다. 
A4용지나 잉크 등 관리비용이 대폭 줄었고 종이문서를 보관하는 공간이 불필요해졌으며, 의사결정 시간이 빨라져 아파트의 행정을 개선하는 큰 효과가 있음을 확인했다.
이어 서울시는 여러 유형의 아파트를 수용할 수 있는 품질과 체계의 확인이 필요했기에 이에 대한 준비를 하면서 2017년도를 마무리했고, 우리는 서울시 시범서비스를 통해 아파트 전자결재 서비스의 필요성과 효과를 인정받아 2017년 서울시장상 표창을 받을 수 있었다.


최 병 진 대표
㈜새움소프트 

2006 기업용 그룹웨어 officeON 솔루션 구축
2009 국내 최초 아파트 전자결재 솔루션 운영(아파트123)
2017, 2018 서울시 아파트 전자결재 시범사업 수행
2019 광주광역시 광산구 아파트 전자결재 시범사업 수행 

최병진  xeos@saeumsoft.com
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