민원･분쟁은 대부분 문서관리 비 체계화에 기인
공동주택 특성 반영한 전자화･공개 시스템 구축 ‘진력’ 

지난 2017년 서울시가 공동주택 분야에 ‘전자결재’ 시스템을 도입한다고 밝힌 이후 2년여의 시간이 흘렀다. 그간 서울시는 아파트 전자결재 시스템의 안정적 도입과 정착을 위한 기반 마련에 심혈을 기울였고, 특히 사업의 시작점이라 할 수 있는 수행업체 선정에는 더욱 신중할 수밖에 없었다. 전 단지 의무화를 목표로 추진하는 사업인 만큼 필요한 시스템을 구현하고 관리·개선해 나갈 수 있는 기술력, 지속적으로 기술을 제공할 수 있는 안정성, 무엇보다도 공동주택의 특수성과 서울시의 사업 추진 목적을 제대로 이해하고 방향을 함께할 수 있는 책임감을 갖춘 업체가 필요했던 것.
서울시는 최종적으로 (주)새움소프트를 선정했다. 일반 기업을 대상으로 응용소프트웨어를 제공하는 업체로 일정 수준 이상의 기술력을 갖추고 있고, 시가 전자결재 사업을 본격화한 2017년보다 훨씬 앞선 2009년부터 이미 아파트에 전자결재 시스템을 제공한 특별한 이력 등을 인정받은 것이다.
‘관리사무소와 입주자대표회의가 입주민들을 위해 얼마나 성실하고 투명하게 일하고 있는지 보여주는 시스템을 만들고 싶다’는 새움소프트 최병진 대표이사를 만나 아파트 전자결재 사업의 참여 과정과 추진 필요성, 향후 계획에 관해 이야기를 나눠봤다.

새움소프트는 기업용 응용소프트웨어 개발･공급업체다. 아파트 분야까지 범위를 넓히게 된 계기와 과정이 궁금하다.

새움소프트는 지난 2005년 처음 설립됐다. 기업용 그룹웨어 솔루션 ‘오피스 온’과 클라우드 서비스 ‘오피스 워크’를 시작으로 기업용 그룹웨어·메신저·검색엔진·메일서버 등 솔루션 판매, 그룹웨어 클라우드 서비스, 연구개발, 시스템통합 및 운영, 모바일사업, IT컨설팅 분야 전문업체로 기반과 입지를 다졌다. 
그러던 중 2009년경 경기 용인시에 소재한 대단지 아파트를 대상으로 처음 전자결재 시스템을 구축해 적용하게 됐다. 당시 언론이 아파트 관리비리 등 문제를 이슈화하는 시기였고 용인시 모 아파트 역시 유사한 문제로 분쟁이 심화되던 곳이었다. 이로 인해 입주민이 아파트 내부문서를 요구하거나 이를 제시해야 하는 일이 잦았으며, 이 과정에서 입주민과 관리사무소는 종이문서가 훼손·변경될 위험성이 크다는 점과 이로 인해 분쟁의 소지가 더욱 확대된다는 사실에 집중하게 됐다. 
마침 이 아파트는 전자업체 종사자를 위해 조성된 곳으로 입주민들이 전산 시스템에 익숙한 상황이었고, 분쟁 해결을 위해 종이문서의 전산화가 필요하다는 데 합의했다. 아파트가 먼저 나서서 관련 기술을 제공해줄 수 있는 업체를 모색했지만 당시 아파트 전자결재 시스템을 제공하는 업체는 전무했고, 아파트 업무 전산화의 주류였던 홈페이지 업체(PC 유지보수업체)들은 기술적 난이도가 높은 전자결재 시스템 구현을 부담스러워했다. 
이에 따라 기업용 소프트웨어를 제공하는 우리 업체에 아파트 문서 전자화 기술 제공을 요청, ‘아파트123’ 전자결재 시스템을 아파트에 처음 도입 적용하게 됐다. 입주민과 관리사무소가 상호 분쟁을 줄이기 위한 물꼬를 튼 것이 아파트 전자결재 시스템의 시작이 된 것이다.

아파트 관리라는 특수한 업무형태에 기업용 프로그램을 적용하기 쉽지 않았을 것 같다.

처음 2년간은 우리 업체뿐만 아니라 관리사무소와 입주자대표들 모두 적지 않은 고생을 했다. 아파트 업무만의 특색이 강해 기업에 최적화된 프로그램을 아파트에 맞춰 변환해 가는 과정이 굉장히 어려웠다. 회의를 예로 들면 기업은 소통 자체에 초점을 맞춘 프로그램들이 적용돼 회의실 예약, 회의 전 첨부파일 전송, 회의 후 회의록 공유의 단순한 과정을 거친다. 그러나 아파트 입주자대표회의는 법적인 룰이 적용, 회의 참여자들이 서명해야만 하고 서명하지 않은 행위 자체를 반대의사 표시로 간주하는 등 기업과는 체계 자체가 완전히 달랐다. 이러한 부분을 반영해 시스템을 개선하는 등 업체가 가진 인프라를 전면 재조정해야 했으며, 관리사무소 및 입주자대표들 역시 프로그램 개선 과정에 참여하는 동시에 낯선 시스템을 업무에 적용하고 적응해야만 하는 어려움이 있었다.
또 전자결재 적용 후 약 5년이 지난 시점(2014년)에는 처음 설치했던 장치들의 노후화로 인해 작동이 안 되는 등 문제가 발생하기 시작했다. 당시에는 지금과 같은 클라우드 기반 서비스 제공 형태가 아니라 시스템 운영을 위한 장치와 설비들을 아파트 자체에 따로 설치하는 ‘구축형’ 시스템이었기 때문이다. 
그러나 전자결재를 적용한 아파트가 처음 시작한 단 한 곳에 그치고 전혀 확산되지 않은 상황에서 아파트는 기업이 더 이상 투자할 가치가 없는 시장이었다. 아파트 한 곳만을 위해 제품을 납품하고 유지관리를 위한 인력을 투입하는 게 어려운 것이 기업의 현실이었다.
사업을 유지할 필요성이 있는지에 대한 고민이 깊어질 때 아파트 측에서 전자결재 시스템은 반드시 유지해야만 한다고 강력히 요청해왔다. 분쟁이 사라지고 업무 편의성이 크게 개선되는 효과를 직접 체감했기 때문이었다. 이에 아파트의 데이터를 우리 기업의 클라우드로 옮겨 지속적으로 사용하고 관리받을 수 있도록 하는 ‘임대형’ 시스템으로 전환키로 했다.
최초로 ‘아파트123’을 도입한 용인시의 이 아파트는 현재까지도 전자결재 시스템을 사용하고 있으며, 시스템 도입 후 현재까지 10여 년의 기간 동안 위탁관리업체가 한 차례도 변경되지 않고 분쟁 없는 아파트를 유지해오고 있다. 이 점에서 큰 보람을 느낀다.

 
서울시가 새움소프트의 아파트 전자결재 사업 경험을 높이 평가해 수행업체로 선정했다는 생각이 든다. 

그럼에도 불구하고 관리소장 교육 등에 참여해 전자결재 시스템에 대해 설명하면 이런 이야기를 종종 듣는다. 서울시가 추진하는 이번 사업의 필요성에는 공감하나 아파트 전자문서 제도화·표준화의 기준이 왜 새움소프트의 기술이 돼야 하는가, 믿을 수 있는가에 대한 우려의 목소리다. 수행업체 선정 과정과 배경을 알 수 없는 아파트 입장에서는 당연한 걱정이라고 생각한다.   
서울시가 아파트 전자결재 시스템 사업을 추진하는 궁극적 목적은 문서 전자화 및 대시민 문서공개를 통한 민원·분쟁의 감소다. 다시 말해 ‘결재’라는 의사결정 과정을 전산화해 수정 불가능하게 만듦으로써 회계, 계약관리 등과 같은 업무 자체의 왜곡 가능성을 배제하고 문서 자체의 신뢰성을 높이면서, 동시에 대외적 공개를 통해 시스템의 지속적인 이용을 유도하려는 것이다. 그런 점에서 10년 전부터 서울시와 동일한 목적을 갖고 관련 시스템을 구축, 실제로 분쟁 개선 효과까지 경험한 우리 업체가 이번 사업에 적합하다는 평가를 받았을 것이라 생각한다. 
또한 서울시는 단순히 아파트 업무를 전산화하는 것뿐만 아니라 ‘투명성 제고’라는 궁극적 목적을 위해 사업을 추진했기 때문에 기술력뿐만 아니라 아파트에 대한 높은 이해도, 사업을 책임감 있게 추진해 나갈 수 있는 신뢰성까지 두루 갖춘 업체를 선정하기 위해 비교적 높은 수준의 조건을 요구할 수밖에 없었다. 이에 맞춰 우리 업체는 10년간 축적해 온 사례에 대한 발표뿐만 아니라 용인시 아파트에서 2009년부터 매월 발행한 전자세금계산서 등을 구체적으로 제시하는 등 사업 성공 가능성과 신뢰성을 증명하기 위해 노력했으며, 서울시가 이에 대한 긍정적인 평가를 내려 시범사업을 추진할 수 있게 된 만큼 앞으로 아파트로부터도 신뢰받을 수 있길 바란다.

2009년부터 아파트 전자결재 시스템 도입
경험 통해 확립해 온 기술력 신뢰받을 수 있길

아파트 전자결재 사업의 진행상황과 향후 추진 계획은?

사업을 시작한 2017년도는 ‘구축기’로 2개 시범단지에 클라우드 기반 전자결재 시스템을 적용하고 사용자 요구를 수렴하면서 아파트에 전자결재 시스템이 왜 필요한지에 대해 설득하는 과정이 진행됐다. 이어 2018년도는 ‘안정기’로서 가구 규모를 반영한 다수 표본 확보를 위해 시범단지를 확대, 8개 단지를 선정해 성공적으로 운영하는 동시에 아파트 전자문서 제도화 전략사업(ISP)을 통해 아파트 전자문서를 위한 기술과 기준을 정리했다. 이와 함께 지자체별 관리소장 교육, 대한주택관리사협회 서울시회 교육, 부산 벡스코 홍보부스 등을 통한 대시민 홍보는 물론 유관기관 간 협업을 위한 기반 마련에도 나섰다.
시범사업 초기 ‘문서 전자화 필요성을 못 느낀다’ ‘적응이 어렵다’ ‘업무를 두 번 처리하는 기분이다’ 등의 부정적인 평가가 주를 이뤘으나 점차 사업이 진행되면서 ‘결재시간이 크게 단축돼 편리하다’ ‘민원이 줄었다’ ‘아파트에 반드시 필요하다’ 등의 긍정적인 평가로 돌아섰으며 실제 이용률도 큰 폭으로 증가했다.
올해부터 서울시는 시범단지를 확대하고 지난 2년간의 사업 결과를 기반으로 본격적인 ‘공동주택 전자문서 공개시스템 구축’ 작업을 진행할 예정이다. 이를 위해 공개문서에 대한 기준을 정립하고 아파트 문서 표준화에 나선다. 서울시 차원에서는 관련 제도 정비, 전자문서 공개시스템 수행업체 선정 등 제도적·기술적 뒷받침을 마련하고, 새움소프트는 기술적 지원을 지속하는 동시에 타 지자체로 서비스 확산에 나설 계획이다. 최근에는 광주광역시 광산구청의 아파트 전자결재 시범서비스 수행사로 선정돼 협약을 진행하기도 했다.
이뿐만 아니라 서비스 범위를 입주민 편의서비스(전출입, 불편민원, 온라인설문, 공동체, 회의록, 커뮤니티 시설 등)로 확장해 나갈 예정이다.

새움소프트가 ‘아파트123’을 통해 이루고자 하는 목표와 아파트 관계자들에게 당부하고 싶은 점이 있다면?

기업의 경우 전자문서를 통해 정보를 모으고 이것이 곧 기업의 기반으로 작용한다. 아파트 역시 이와 같은 체계화 과정이 필요하며, 이를 통해 입주민들의 재산과 생활을 보호하는 안전한 환경을 조성해야 한다. 
이를 위해 지난 2년간 서울시와 새움소프트는 용인시 아파트의 성공사례를 기반으로 낯선 문서체계에 대한 아파트의 거부감을 해소하는 데 중점을 뒀다. 그 결과 전자결재 시스템을 통한 문서 체계화의 필요성에 대해 많은 이들이 인정하게 됐으며, 이 점에서 사업이 성공적으로 추진 중이라고 평가한다.
다만 최초로 ‘아파트123’을 적용한 용인시의 아파트는 아파트에서 자발적으로 의지를 갖고 사업을 추진한 사례로, 지자체가 의지를 갖고 아파트에 시행토록 의무를 부과하는 현재의 사업과는 목적이 같을 뿐 결이 다르다. ‘아파트123’에 대한 막연한 두려움이나 거부감이 생기는 이유도 여기에 기인할 것이다.
그러나 용인시 아파트 사례를 통해 ‘종이문서 관리의 비 체계화’가 민원과 분쟁의 원인 중 매우 큰 부분을 차지하고 있으며, 이를 전자문서로 대체했을 경우 해결 가능하다는 점도 확실히 증명됐다. 문서 왜곡 여지를 없애고 체계적으로 분류해 관리하는 것만으로도 관리사무소 또는 입대의가 입주민들로부터 ‘불투명하다’는 오해를 받지 않고 오히려 성실하게 일하고 있음을 증명하게 되는 것이다. 
새움소프트의 사업 목표도 여기에 있다. 관리사무소에 집중된 과도한 책임을 분산, 책임소재와 근거를 명확히 함으로써 불필요한 오해를 해소하고 분쟁을 줄이는 것. 
서울시는 여기에 그치지 않고 전자문서를 대시민에 공개함으로써 아파트, 수행업체, 서울시 3자 간 역할과 책임성을 강화하고 상호 감시 시스템을 구축해 궁극적으로 아파트 투명성을 높인다는 계획이다. 새움소프트는 이러한 정책 기조에 발맞춰 아파트 전자결재 시스템이 현장에 안착될 수 있도록 지속적으로 개발인력을 투입하고 아파트 대상 교류·교육을 이어나갈 예정이다. 
이를 위해 최근 기존에 기업용 서비스의 일부로 포함돼 있던 ‘아파트123’ 사업을 별도 사업분야로 분리하고 전문성 강화에 나섰다. 가장 먼저, 가장 오래 아파트 전자결재 시스템 사업을 추진하며 축적해 온 기술인 만큼 그 정통성을 인정받고 신뢰받을 수 있길 바란다.