참여단지 5개월 만에 정착률 80~90% 달성
“관리 투명화·효율화 위해 반드시 필요하다” 평가

서울시 ‘스마트 아파트’ 추진의 핵심 사업인 ‘전자결재 문서행정 시스템’을 적용한 8개 시범단지의 사업성과를 공유하는 자리가 마련됐다.

서울시(시장 박원순)는 지난 12일 김병철 공동주택관리팀장, 8개 시범단지 관리사무소장 및 입주자대표회장, 서초구 및 은평구 등 지자체 관계자, 새움소프트 관계자 등이 참석한 가운데 시청 8층 회의실에서 ‘2018년 아파트 전자결재 시범서비스 확대사업 최종보고회’를 개최했다. <사진>
이에 앞서 시는 지난해 7월 2개 단지를 대상으로 전자결재 서비스를 시범 적용했으며 그 결과를 기반으로 올해 시범사업 대상 단지 8곳을 추가 선정, 규모를 확대하고 지난 7월 설명회를 통해 추진계획을 밝힌 바 있다. <관련기사 제1084호 2018년 8월 1일자 게재>
올해 시범단지로 참여한 아파트는 ▲성동구 마장세림 ▲성동구 텐즈힐1단지 ▲동대문구 홍릉동부 ▲은평구 백련산힐스테이트3차 ▲강서구 강변월드메르디앙 ▲서초구 롯데캐슬헤론 ▲서초구 서초트라팰리스 ▲강남구 LH강남브리즈힐아파트다.
이날 보고회는 김병철 공동주택관리팀장의 추진경과 보고, 수행업체 ㈜새움소프트의 최종보고 발표, 시범우수단지 패널 간담회, 질의응답 및 건의 순으로 진행, 그간 추진한 사업의 성과와 평가를 공유하고 개선해야 할 사항 등을 논의했다.
서울시와 새움소프트는 올해 8월 본격 시범사업에 돌입한 직후부터 주민학교, 주간 소식지, 동대표 교육, 지자체 교육, 공동주택 한마당 등을 통해 전자결재 서비스 홍보 및 시연을 공격적으로 전개, 아파트 전자결재 시스템의 도입 필요성과 효과 등에 대해 적극적으로 알렸다. 아울러 8개 시범단지를 대상으로 지속적인 교육을 실시해 신속한 적응과 안정적인 정착을 도왔다.
그 결과 시범단지 대부분 아파트 내 전자결재 정착률이 80~90%로 ‘정착단계’에 진입했다고 평가해 사업 초기 일부 단지의 저조한 이용률에 대한 우려를 불식한 것으로 나타났다. 아울러 시설, 관리, 커뮤니티, 보안 등 회계를 제외한 전 분야에서 전자문서를 사용해 본 결과 ‘전 아파트에 전자결재 시스템을 적용토록 시가 더욱 적극적으로 홍보에 나서야만 한다’는 긍정적인 평가를 내렸다.

결재문서 처리시간 단축 ‘최대 장점’

시범단지들은 특히 결재문서 처리 지연시간 단축 부분에서 가장 높은 만족감을 나타냈다. 실제로 지난해 시범단지였던 상계주공14단지의 경우 기존 문서 처리기간 28일에서 3일까지 큰 폭으로 단축된 것으로 나타났으며 LH강남브리즈힐아파트 역시 15일에서 2일로, 서초 트라팰리스아파트도 10일에서 4일까지 단축됐고 참여단지 대부분 결재문서 처리시간이 절반 이상 단축된 것으로 나타났다. 
또 사업 초기 진입에 어려움을 겪었던 단지들이 지난 9월 중간보고회를 기점으로 이용률 증가폭이 커진 점도 유의미하다. 이는 중간보고회 과정에서 각 단지들이 제시한 개선사항 반영, 교육을 통한 이해도 향상, 홍보를 통한 도입 필요성의 인지 등이 요인으로 작용한 것으로 보인다.

특히 지난 10월부터는 관리소장 및 입대의 회장뿐만 아니라 동대표들도 전자결재에 참여, 이를 기점으로 가구규모, 이용경험 등과 무관하게 이용량이 전반적으로 급격히 증가했다.  
새움소프트 최병진 대표이사는 “아파트의 도입 의지가 사용량 증감에 결정적인 영향을 미친다는 것은 마음만 먹으면 조금만 배워도 충분히 이용 가능하다는 증거”라고 분석했다.
LH강남브리즈힐 심문종 관리소장은 “사업 초반에는 업무양식 표준화 및 업무처리 체계를 조성하기 위한 시간이 필요해 이용률이 저조했지만 어느 정도 이용환경이 조성된 이후에는 자연스럽게 이용률이 높아졌다”며 “사업 자체가 초기단계로서 시스템 정착기반이 마련되지 않은 상황에서 이용환경 조성에 1개월여 기간이 투입됐던 점을 감안하면, 향후 사업이 어느 정도 자리를 잡은 이후 아파트에 적용할 경우 2~3일 정도면 이용환경 조성이 가능할 것으로 보인다”고 설명했다.
장기수선계획 조정기간이 도래해 하자 점검기간 동안 전자결재 시스템을 적극적으로 활용, 일주일에 500건 이상의 문서를 생성한 단지도 있었다. 텐즈힐1단지는 직원들이 아파트 단지를 돌며 하자 발견 시 수시로 모바일 앱에 내장된 카메라 기능(컴퓨터와 연동돼 따로 사진을 옮길 필요 없이 바로 결재문서에 첨부)을 이용해 자료를 수집하고 손쉽게 결재문서를 만들었다.
텐즈힐1단지 이충구 관리소장은 “시·공간 제약이 없어 하자 수집과 기록이 쉬워지자 건설사들이 보수를 제대로 이행했는지 확인하는 것도 쉬워졌다”며 “무엇보다도 직원 간 각자 발췌한 데이터를 실시간으로 공유할 수 있고 데이터 분류·검색이 가능해 필요한 자료를 찾는 것도 훨씬 용이해져 업무의 질과 투명성이 높아졌다”고 말했다.

개선점으로 ‘회계프로그램 연동’ 제안  

개선이 필요한 부분에 대해서도 자유로운 의견이 오갔다. 대부분의 아파트는 현재 시범 적용 중인 전자결재 프로그램이 회계프로그램(ERP)과는 연동이 불가능한 점을 개선점으로 꼽았다. 또한 전자문서에 사진뿐만 아니라 동영상을 첨부할 수 있는 기능이 추가되길 바란다는 의견도 제시했으며, 아이폰도 모바일 앱을 사용할 수 있도록 프로그램 개발이 신속히 이뤄져야 한다는 점도 지적했다.
이에 대해 새움소프트 측은 ERP 연동 및 동영상 첨부 등 기술적 개선사항에 대해 지속적으로 연구 및 개발이 이뤄지고 있으며, 아이폰용 앱의 경우 내년 1월 초순부터 적용 가능하다고 밝혔다.
운영비용에 대한 우려의 목소리도 있었다. 공동주택 특성상 입주민들이 관리비 지출 증감에 예민해 전자결재 시스템 도입을 거부할 수도 있다는 것. 
이에 대해 새움소프트 측은 “현재 아파트에서 운영 중인 ERP도 운영비용이 발생하고 있지만 입주민들이 사용의 필요성에 대해 의문을 제기하지 않고 있다”며 “전자결재 시스템 역시 ERP와 같이 시대의 변화에 따라 업무의 효율과 투명성 확보를 위해 반드시 도입해야 할 시스템이라는 점에 대한 홍보를 지속할 것이며, 이와 함께 지자체 차원의 지원을 통해 아파트의 부담을 줄이는 방안을 지자체와 함께 모색하고 있다”고 설명했다.
이 밖에도 시범기간 동안 타 단지에 비해 적응 및 이용률이 비교적 저조했던 일부 단지에서는 여전히 고령자 등 사용이 어렵게 느껴지는 문제를 지적하기도 했다. 이에 대해 시 및 새움소프트 측은 사용자 교육 및 홍보를 강화해 다양한 제도적·행정적 지원을 추진해 나갈 계획이라고 설명했다.
한편 시는 최근 아파트 전자문서 대시민 공개를 목표로 추진하는 ‘아파트 전자문서 제도화 전략사업(ISP)’이 마무리단계에 진입, 입주민의 알 권리 정보영역을 확대하는 동시에 관리규정 및 보안 의무사항을 정의함으로써 정보에 대한 보안성을 높였다. 또한 2020년까지 아파트 분야 등 공공데이터 전면 개방을 목표로 단계적 정보공개를 시작했으며, 서울시 관리규약 준칙(안)에도 전자결재 관련 용어 및 개념 등 조항을 새롭게 추가해 의무화 기반을 마련하는 등 투명하고 스마트한 아파트 만들기에 진력을 다하고 있다.
아울러 시는 향후 공개문서에 대한 기준 정립 및 아파트 문서 표준화를 통해 업무수준을 상향평준화하고, 아파트 업무행정의 전산화 영역을 점진적으로 확대해 나간다는 계획이다.
이에 발맞춰 새움소프트는 내년에도 ‘아파트123’ 프로그램을 시범단지에 지속적으로 서비스하고, 시범단지에서 제시한 개선점들을 프로그램에 반영해 업그레이드해 나간다. 아울러 시범단지들에 대한 교육을 지속 추진해 사용 역량을 강화한다.
서울시 관계자는 “타 시·도 등 지자체, K-apt(국토부), 대한주택관리사협회 서울시회 등에서도 전자결재 서비스에 관심을 갖고 교육 및 시연 등에 참여하고 있다”며 “내년부터 전자결재 적용 단지들을 큰 폭으로 늘려 나갈 계획이며 아파트 전자문서 공개를 위한 기반 조성에도 박차를 가할 것”이라고 말했다.