지난달 26일 서울시가 ‘아파트 전자결재 서비스 확대 사업설명회’를 열고, 지난해 시범단지 2곳과 올해 새로 선정된 8곳 총 10개 단지에 대한 시범사업에 본격적으로 돌입했다. 이날 서울시는 실제 시범단지에 적용했던 ㈜새움소프트의 ‘아파트123’ 프로그램을 시연하는 동시에 관내 전 아파트 대상으로 전자결재 시스템 적용을 의무화한다는 계획을 밝혔다. 
시는 지난 한 해 시범단지 2곳(도봉구 창동주공4단지, 노원구 상계주공14단지)의 운영 결과를 분석, 문서 전산화 및 전자결재 활성화 과정에서 가장 큰 난관으로 ‘고령자의 초기 진입’ 문제를 꼽았다. 
이에 시는 해결책으로 집합교육, 찾아가는 맞춤형 교육 등 집중교육을 통해 막연히 ‘어렵다’는 선입견을 줄이고 전자문서에 익숙해질 수 있도록 적극적으로 돕는다는 방안을 내놨다. 그럼에도 불구하고 일부 아파트에서는 강제성을 갖는 ‘의무화’를 받아들이기 어려워하는 상황. 아파트에 불필요한 시스템을 도입하는 것 아니냐는 불만도 나오고 있다. 전자결재 시스템이 실제로 쉽게 배우거나 적응할 수 없는 수준의 난이도인지, 또한 아파트에 반드시 필요한 시스템인지 등에 대해 시범단지를 찾아 알아봤다. 

‘아파트123’ 이렇게 운영된다

현재 서울시가 시범단지에 적용 중인 ‘아파트123’은 ㈜새움소프트가 제공하는 클라우드 시스템을 기반으로 하고 있어 기술적인 지원은 해당 업체가 담당한다. 현재는 아파트 자체적으로 이용자(관리사무소 직원, 입주자대표) 등록은 불가능하며, 인적사항 등을 새움소프트에 보내야 한다. 등록된 이용자는 로그인을 통해 프로그램에 접속, 결재문서 작성 등의 업무를 진행하게 된다.
기본적으로 아파트123은 컴퓨터 홈페이지와 모바일 기능으로 구현된다. 결재문서 작성은 컴퓨터 홈페이지를 통해서만 가능하며, 결재는 컴퓨터와 모바일 모두 가능하다.
결재문서 작성 시마다 새롭게 양식을 만들 필요는 없다. 문서 종류별 기본 양식 또는 이전에 작성한 문서를 손쉽게 불러올 수 있으며 한글, 엑셀, 파워포인트, 워드 등 다양한 프로그램으로 작성한 문서도 자유롭게 편집할 수 있다. 양식에 맞춰 결재내용 작성 후 결재선을 지정하고 결재를 받기만 하면 된다. 
관리사무소장, 동대표 등의 결재가 지연되는 경우 ‘채팅기능’을 이용해 결재를 요청하는 등 업무를 신속하게 공유할 수도 있다. 채팅기능은 홈페이지 및 모바일 모두 이용 가능하다. 모바일의 경우 앱을 다운로드해 사용한다. 컴퓨터 홈페이지의 축소판이라고 생각하면 쉽다. 아파트 내 시설 파손 등 즉각적 대응이 필요한 경우 앱 내 카메라를 이용해 촬영하면, 저장된 사진을 따로 옮기지 않아도 컴퓨터 홈페이지에서 바로 확인할 수 있다. 이에 따라 결재문서 작성 시 사진 첨부도 훨씬 간단해진다.
이렇게 작성된 결재문서들은 그대로 데이터로 보관된다. 때문에 입주민이 자료를 요청할 경우 간단한 검색만으로도 원하는 자료를 찾아 제공할 수 있다.

‘도입할 만한 가치 있다’ 시범단지 평가
서울 도봉구 창동주공4단지(관리사무소장 김동선)는 지난해 직접 신청을 통해 시범단지로 선정됐다. 학교, 기업 등 대부분의 기관이 이미 오래 전부터 전자결재 시스템을 도입·활용하고 있는 데 반해 아파트는 여전히 종이문서 행정처리가 주를 이뤄 비효율적이라고 생각한 것. 이 아파트는 전자결재 시스템 도입 직후부터 꾸준히 전자문서 비율을 높여 현재는 전체 60% 정도를 전자문서화했다. 나머지 40%는 증빙자료를 첨부해야 하는 회계문서 등으로, 이 역시 앞으로 1년 정도면 전자화할 수 있을 것으로 내다보고 있다.
문서를 전자화하면서 문서작성 및 결재시간도 확실히 단축됐다. 기안부터 결재 완료 시까지 평균 3~4시간 정도 걸리던 것이 1시간 정도면 가능해졌다. 종이문서 보관공간을 다른 용도로 활용할 수 있게 된다는 측면에서도 긍정적이다.
이 아파트 김동선 관리소장은 전자결재 시스템에 대해 ‘초기비용을 투자하더라도 도입할 만한 가치가 있다’고 평가했다. 업무의 편리성과 관리 효율성이 일정 수준 개선됐기 때문. 다만 앞으로 아파트 전자결재 서비스를 의무화할 경우 서울시의 지속적인 투자와 서비스업체의 프로그램 개발을 통해 아파트 내 전자문서 활용도를 80% 이상으로 끌어올릴 수 있도록 노력해야 한다고 전제했다. 
한편 전자결재 시스템의 난이도 측면에서는 ‘고령이어도 충분히 접근 가능한 수준’이라고 평가했다. 
최용안 관리과장은 “현재 단지 내 전자결재 시스템 이용자들의 연령대는 40대부터 70대까지 다양하지만 실제로 시스템을 이용하지 못하는 사람은 한 명도 없다”며 “배우는 과정도 어렵지 않고 누구나 충분히 사용할 수 있는 수준이므로 거부감을 갖거나 걱정할 필요가 전혀 없다”고 설명했다. 더불어 서울시가 전자문서 활용도 향상 방안으로 제시한 ‘집중교육’에 대해서도 고령자 초기 진입장벽을 낮추는 데 적절한 해결책이라고 평가했다. 몇 번의 교육만으로도 사용방법을 충분히 익힐 수 있기 때문이라는 설명이다. 
올해 새롭게 시범단지로 선정된 백련산힐스테이트3차 이한영 관리소장 역시 “처음에는 낯설었지만 사용해 보니 결재서류를 들고 다녀야 하는 불편함이 사라지고, 결재 시 시·공간에 구애받지 않아 결재시간이 단축되고 자유로우며, 종이문서 보관이 불필요해졌다”며 “이전 종이문서 사용 시보다 업무상 많은 부분이 업그레이드됐다”고 밝혔다.

“아파트 분쟁 줄이는 효과 있을 것”
창동주공4단지 최용안 관리과장은 전자결재 시스템 사용에 있어 직원이 바뀔 때마다 업체에 인적사항을 통보(계정 생성 목적)해야 하는 점 등을 주요 불편사항으로 꼽았다. 
이에 대해 새움소프트 측은 “현재는 전자결재 시스템 보급 단계이므로 아파트에서 자체적으로 계정생성 및 관리가 어려울 것이라고 판단, 업체가 관리사무소로부터 인적사항을 받아 등록하고 있지만 향후 전자결재 시스템 정착 단계에서는 각 아파트 관리사무소에서 직접 등록 등 계정 관리가 가능하도록 권한을 부여할 것”이라며 “시범단지 운영을 통해 시스템상 개선해야 할 부분을 찾고 조율해 가는 과정에 있으며, 사용자의 의견을 적극 수렴하는 동시에 교육을 통해서 궁금증을 해소해 나가겠다”고 설명했다. 
김동선 소장은 전자결재 시스템 도입을 망설이거나 반대하는 아파트에 대해 “전자결재 시스템이 편리할 뿐만 아니라 문서 조작 가능성 및 임의폐기 위험성을 낮추고 책임소재를 명확히 한다는 점에서 분쟁을 줄이고 투명한 아파트를 만드는 데도 충분히 효과적이라고 생각한다”며 “도입 초기에는 어느 정도 시행착오를 겪겠지만, 아파트에 반드시 필요한 시스템인 만큼 막연한 거부감을 없애고 보다 적극적으로 스마트 아파트 만들기에 나서길 바란다”고 전했다.