회계법인 청   TEL: 02-834-7889
세무법인 청솔   TEL: 02-3448-0009

공동주택 회계처리기준 해설서(8)
자체 감독기능 강화

공동주택 관리에 있어서 관리주체 및 입주자대표회의가 상호 보완적으로 회계담당자에 대한 감시와 감독을 할 수 있도록 공동주택 회계처리기준을 제정했다. 주요 사항으로는 첫째로 매월 마감 시 관리사무소장과 1명 이사의 감사가 서명 또는 날인하고, 감사는 은행의 예금잔고증명과 관계 장부를 대조하게 했다. 둘째로는 현금은 매일 관리소장의 검사 후 회계담당자가 금고에 보관토록 했고, 셋째로는 입대의의 감사는 분기별로 지출에 관한 증빙서를 감사하도록 했으며, 넷째로는 관리소장은 매 회계연도 말일을 기준으로 재고자산 및 유형자산을 실사하도록 했다. 위의 사항을 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.

1. 장부의 마감
공동주택 회계처리기준 제12조(장부의 마감)에서는 현금출납장은 매일 마감해야 하도록 하고 있으며, 계정별 원장과 그 밖의 명세서는 매월 말일에 마감해야 하도록 규정하고 있다. 장부 마감 시에는 미리 그 마감잔액을 관계 장부와 대조해 확인하도록 했고, 관리소장의 변경 시에는 인수인계일을 기준으로 각종 회계장부를 마감하도록 했다.
또한 전산으로 회계처리하는 경우에는 매월 결산 처리 결과를 출력해 관리소장과 1명 이상의 입대의의 감사가 이름을 쓰거나 도장을 찍어 보관토록 했으며 이 경우 감사는 예금잔액증명서와 관계 장부를 대조하도록 했다.
동 규정 제15조(장부 마감의 확인)에서는 관리소장은 매월 또는 수시로 회계담당자의 장부기입을 확인토록 했으며, 전산으로 회계처리를 하는 경우에는 1명 이상의 입대의의 감사와 관리소장이 매년 회계담당자가 연 마감을 실시했는지를 확인토록 했다.
이러한 일련의 장부 마감에 대한 사항을 준수하려면 관리사무소의 모든 거래는 전표에 따라 처리돼야 한다. 전표란 일정한 거래를 유형별로 기록 및 관리하기 위해 회계거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식을 일컫는다.

2. 금전의 보관
회계처리기준 제23조(금전의 보관)에서 시재금(지출을 하고 난 뒤 남아 있는 현금이란 정의가 있으나 실무상으로는 관리사무소 내에 보유하고 있는 소액현금을 지칭함)의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없도록 하고 있으며, 현금시재액은 매일 관리소장의 검사 후 회계처리담당자가 금고에 보관토록 했다.
관리사무소는 자금 집행규모를 파악해 보유 가능한 적정 한도를 정해 운영해야 하고, 지출금액이 클 경우에는 시재금으로 처리하지 말고 예금 등으로 처리 후 적격증빙(세금계산서, 계산서, 현금영수증, 신용카드전표, 체크카드전표, 직불카드전표)을 수취함이 바람직하다. 시재금이 부족할 경우 직원 사비로 집행하지 말고 회사 자금과 직원 사비가 혼용돼 관리되지 않도록 해야 하며 현금계정과 실제 보유금액은 반드시 일치해야 한다.

3. 예금잔고 관리
관리소장은 매월 말일을 기준으로 다음 달 초에 지정 금융기관으로부터 예금잔고 증명을 받아 관계 장부와 대조해야 한다.  즉 예금잔고 증명에 나타나 있는 잔액과 장부상의 금액이 일치하는지 확인해야 한다. 또한 재무상태표, 운영성과표, 합계잔액시산표, 부속명세서, 계정원장 등의 잔액과 예금잔고 증명에 나타난 계좌별 잔액의 일치 여부를 확인해야 한다. 이러한 과정을 통해 장부잔액을 명확히 하고 현금과 예금의 관리에 투명성을 확보할 수 있다.

4. 지출에 대한 감사
회계처리기준 제28조(지출에 대한 감사)에서 입대의의 감사는 지출 업무의 적정성을 유지하기 위해 분기별로 지출에 관한 증빙서를 감사하도록 했다.
지출에 관한 증빙서류는 동 규정 제17조(증빙서류)에서 규정하고 있는 바 그 내용은 다음과 같다.
증빙서류는 거래사실의 경위를 입증해 장부 기록의 증거가 되는 서류로서 특별한 사유로 증빙서류의 작성이 곤란한 경우를 제외하고는 지출결의서, 영수증서, 청구서, 계약서, 대조필, 부기증명, 적격증빙을 작성하도록 했다.