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공동주택 회계처리기준 해설서(6)
적격증빙 수취④

1. 입주민 활성화 단체 지원금
공동주택 단지의 입주자대표회의는 매년 입주민 활성화단체에 대한 지원금을 예산·편성해 지급하고 있다. 그 중에서 어머니회와 노인회가 대표적이다. 이러한 단체는 입대의의 의결에 따라 지원받은 금액을 각 단체의 고유목적에 맞는 사업에 사용하고 있다. 이때 고유목적사업을 위해 지출하는 금액에 대해 3만원을 초과하는 비용은 적격증빙을 수취해야 한다.
공동주택 회계처리기준 제17조 제7호에서 공동주택 단지는 모든 거래대금에 대한 증빙은 적격증빙을 수취해야 한다고 규정하고 있고, 예외적으로 3만원 이하에 대해서는 예외를 인정하고 있기 때문이다.
각 단체는 규약과 임직원 조직에 있어서 체계적이고 합리적인 조직 운영을 하고 있다는 것이 전제가 돼 있다. 따라서 지원금의 관리와 사용에 대한 적절한 통제절차가 있다고 볼 수 있다. 입주민을 위한 사업을 하려면 회의를 하고 그 회의에서 의결된 것을 집행해야 하고 그 결과를 비교분석하는 절차가 있어야 한다. 이는 문서화가 돼 있어야 하므로 단체의 규약, 조직도, 회의록, 사업의 추진 및 결과 내용, 참석자 회의수당 지급내역, 통장 이체내역, 사업비의 적격증빙 등 수취, 결산보고서 등이 비치돼 있어야 된다.
지원금 미사용액은 공동주택 단지 회계자산인 예금으로 표시하고 은행통장, 잔고조회 그리고 외부감사인의 은행조회서와 대조해야 한다. 그 결과 현금예금의 잔액이 불일치하는 경우에는 그 원인을 파악해 적절한 회계 계정과목으로 계상해야 한다. 
적격증빙 미수취는 해당 자금을 사용한 사람에 대한 상여 또는 단기대여금으로 처리된다. 또한 이러한 지원금은 관리 외 수입 중 입주자와 사용자가 공동으로 기여한 수입에서 그 원천이 발생됐기에 세무상으로 비용 인정을 받지 못해서 추후 법인세와 가산세가 추징될 위험도 내포하고 있다. 지원금을 개인적인 용도로 사용한 것은 형사적으로는 횡령죄에 해당할 수 있으므로 지원금을 사용하는 단체 임원은 각별한 주의가 필요하다.

2. 검침수당, 재활용품 수거수당 등
공동주택 단지에서는 관리 외 수입에서 발생하는 수입 중에서 한전으로부터 수령하는 검침수당을 검침을 위해 노무를 제공한자에게 지급하는 검침수당과 재활용품의 수거를 위해 노무를 제공한 자에게 지급하는 재활용품 수거수당이 있는 곳이 있다.
이러한 수당이 정규적인 급여에 포함돼야 하는 수당인지, 세무상 분리과세되는 기타 소득으로 봐야 하는지는 근로계약서 등을 감안해 노무사와 상담 후 적용해야 된다. 정기적으로 발생하는 수당으로 해석된다면 근로소득이므로 각종 근로소득, 연월차수당, 퇴직금, 4대보험 등 복잡한 문제가 야기된다.
기타 소득으로  적용 가능하다면 지급액의 4.4%를 원천징수하면 된다. 현재 실무상으로는 실비변상적인 노무 대가로 보고 있고, 관리 외 수입에 대응하는 관리 외 비용으로 회계처리하고 있다.

3. 관리사무소장 업무추진비
관리소장의 업무추진비 또한 적격증빙 수취대상이다. 따라서 1회당 3만원 초과의 업무추진비 지출은 적격증빙을 수취해야 한다.
입대의 회장과 같이 일부는 급여로 포함시키고 나머지는 적격증빙을 수취하는 방법을 적용할 수 있다. 그런데 관리소장은 상근직이므로 급여로 처리되는 업무추진비는 연·월차수당, 퇴직금, 4대보험에 영향을 미치므로 특정방법을 선택하는 과정에서 신중히 방법을 모색해야 한다. 적격증빙을 수취하는 과정에서 그 적격증빙이 업무 무관경비로 세무상 판정되면 그 업무 무관경비는 관리소장에게 인정상여로 처분된다.
상근직인 관리소장은 회의출석수당을 받지 못하고 근무시간 외의 회의는 연장근로수당의 대상이다.

4. 상근직 선물대, 격려금
명절, 휴가, 기타의 특정 날에 상근직원에게 물품선물 또는 금전으로 격려금을 주는 경우가 있다. 물품을 구입해 지급할 경우는 물품구입처로부터 적격증빙을 수취할 수 있으므로 문제가 되지 않는다. 금전으로 지급하는 격려금은 적격증빙수취를 할 수 없다. 따라서 상여로 신고하면 되는데 상여로 신고하게 되면 연말정산과 4대보험에 영향을 미친다.