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공동주택 회계처리기준 해설서(5)
적격증빙 수취③

◈입주자대표회의 회장의 업무추진비

1. 업무추진비의 성격
세법에서는 업무추진비, 기밀비, 교제비, 판공비 등 명칭과 무관하게 매달 정액으로 특정인에게 지급하는 금액을 접대비로 봐 비용인정 여부를 판단한다. 특정인에게 지급한 금액에 대한 증빙(세법에서는 접대비로 지출한 비용에 대해서 1만원 초과를 적격증빙 수취 대상으로 함)이 있는 것에 대해서 업무상으로 사용한 접대비로 인정되면 세무상 비용으로 인정하고, 개인적인 용도로 사용한 것으로 판정되면 사적으로 접대비를 사용한 자에게 상여로 처분한다.

2. 업무추진비의 회계처리방법
공동주택 회계처리기준에서는 세법과 동일하게 입금증을 적격증빙으로 보지 않고 있다. 따라서 적격증빙이 없는 비용처리는 공동주택관리법의 위반으로 과태료 부과 대상이다. 이러한 벌칙을 방지하려면 결국 지출에 대해 적격증빙을 수취하는 방법과 인건비로 지급하는 방법 그리고 회의 및 결제수당으로 처리하는 방법을 고려할 수 있다.
입주자대표회의 회장은 체크 및 직불카드 매출전표, 신용카드매출전표, 현금영수증 즉 적격증빙을 수취하고 이를 관리사무소에 제출해 업무추진비로 인정받는 방법이다.
공동주택 단지 명의와 본인 개인 명의의 카드전표 또는 현금영수증을 증빙으로 활용하는 방법이다. 그러나 업무추진비 전액을 적격증빙 수취로 처리하기는 현실적으로 어려울 것이다. 왜냐하면 입대의 회장의 업무처리 반경으로 볼 때 모든 지출에 대해 적격증빙 수취가 곤란한 경우가 있을 수 있기 때문이다. 대표적으로 회의 및 결제과정에서의 본인이 사용한 시간에 대한 인건비를 적격증빙으로 제출할 수 없기 때문이다.
입대의 회장이 사용한 비용이 업무관련성이 있어야 업무추진비로 인정되고 사적인 용도로 사용된 비용은 세무상으로 상여로 처분된다. 결국 업무적으로 사용한 것만이 관리사무소의 비용으로 인정되므로 입대의 회장은 무리하게 적격증빙 수취를 하지 않는 것이 옳다.
따라서 입대의 회장이 공동주택 단지에서 실질적으로 업무를 하는 영역에 따라서 소득을 구분해 지급하는 방법이 합리적이겠다. 즉 회의 및 결제과정에서 소요된 업무는 회의 출석수당 및 결제수당으로 지급하고 공동주택 단지의 대내외 업무를 위해 일상적으로 지출되는 비용은 적격증빙으로 처리하며 나머지는 근로소득으로 회계처리하는 방법이 합리적이라 판단된다.

3. 4대 보험 가입 여부
입대의 회장은 초단기 근로자에 해당된다 할 것이다. 근로기준법에서 정한 내용을 보면 다음과 같다.
단시간 근로자 중 특히 근로시간이 짧은 근로자이며 1주 동안 15시간 미만 또는 1개월 동안 60시간 미만으로 근로하는 자를 일컫는다. 이러한 사람들을 통칭해 초단시간 근로자로 명칭한다. 근로를 연속해 3개월 이상 하는 경우에는 근로소득세로 급여 신고한다. 즉 연말정산 대상자가 된다.
타 소득(근로소득, 사업소득, 자유직업소득)이 있는 입대의 회장은 해당 공동주택 단지에서 수령한 급여와 합산해 매년 5월에 종합소득세를 신고해야 된다.
근로기준법 제18조 제3항에서는 초단시간 근로자는 “4주 동안(4주 미만으로 근로하는 경우에는 그 기간)을 평균해 1주 동안의 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에 대해서는 제55조(유급휴일)과 제60조(연차)를 적용하지 않는다”라고 규정하고 있다. 주휴수당과 연차수당의 대상이 아니며 퇴직금 지급 적용 대상도 아니다.
4대 보험의 적용은 다음과 같다. 산재보험은 단 1일을 근무하더라도 가입 대상이므로 입대의 회장에게 근로소득으로 급여신고가 된다면 가입해야 한다. 고용보험은 적용되지 않는다. 초단시간 근로자는 가입 대상이 되지 않으며 입대의 회장은 근로자가 아닌 고용주이므로 가입 대상이 아니다. 건강보험과 국민연금은 초단시간 근로자이므로 가입 대상이 아니다.
결국 입대의 회장이 근로소득으로 급여신고가 이뤄진다면 산재보험만 가입하면 되겠다. 초단시간근로자가 아닌 단시간 근로자