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1. 관리주체의 자산관리 및 자산실사
1)자산의 관리
주요 자산(예 재고자산, 유형자산 등)의 취득, 처분, 관리는 관련 규정에 따라 적절하게 이뤄져야 하며 관련 회계 서류에 올바르게 기록해야 한다. 또한 그 관리대장은 적절하게 작성·유지해야 한다. 재고자산, 유형자산, 물품 및 그 밖의 자산을 관리하는 각 자산관리담당은 물품관리대장을 작성해 보관해야 한다. 물품관리대장은 재무상태표의 계정과목별로 작성해야 한다. 물품관리대장을 작성할 때는 취득, 처분, 교환 등의 내용을 발생일자 순으로 정리하고 관련 증빙서류와 함께 보관해야 한다.
2)자산의 실사
관리주체는 매 회계연도 말일을 기준으로 해 재고자산 및 유형자산을 실사해야 한다. 재고자산 및 유형자산을 실사하는 경우에는 출납 업무와 관계 없는 직원 중 관리주체가 지정하는 직원과 입주자대표회의 감사 또는 입대의가 지정한 입주자가 참관할 수 있다. 관리주체는 자산출납부에 자산실사 일자, 자산실사 참여자, 실사결과 등의 자산실사 내용을 기록해 보관해야 한다.
법적으로 1년에 1회씩 외부회계감사를 받는 주식회사의 경우 재고실사는 공인회계사가 직접 자산실사를 하고 있다. 그런데 공동주택의 자산실사는 관리사무소의 상근직원(회계직원 제외)이 하도록 돼 있다.
3)물품관리대장의 잔액관리
자산관리담당자는 매월 마감 시점의 장부상 재고자산 잔액과 재고자산 관리대장상의 잔액이 일치하도록 관리해야 한다. 자산관리담당자는 매년 마감시점의 장부상 유형자산 잔액과 유형자산 관리대장상의 잔액이 일치하도록 관리해야 한다.
2. 관리주체의 잡수입 집행 및 회계처리 공개(서울시 기준)
1)장기수선충당금으로 적립
입주자(공동주택 단지의 소유자)가 적립에 기여한 중계기 설치에서 발생한 수입, 공동주택 어린이집 운영에 따른 임대료 등 잡수입, 그 밖의 입주자가 적립에 기여한 잡수입에 대해서는 장충금으로 적립한다.
2)예비비로 적립
입주자와 사용자가 함께 적립에 기여한 잡수입(재활용품 판매수입, 알뜰시장 임대수입, 광고료 수입, 그밖에 입주자와 사용자가 적립에 함께 기여한 잡수입)에 대해서는 공동체 활성화와 주민자치 활동 촉진을 위해 100분지 30 범위 내에서 필요비용으로 우선 지출한다. 나머지 지출 잔액에 대해 100분지 70 이상은 공동관리비로 차감하고 나머지 잔액은 관리비 예비비로 적립한다.
입주자와 사용자가 함께 적립에 기여한 잡수입의 우선 지출 항목은 공동체 활성화단체(노인회, 어머니회 등) 지원비용, 주민자치 활동비용(자율방범대 운영, 경로잔치 등), 투표참여촉진 비용(온라인 투표 등), 재활용품 분리 수거자의 노무인력 지원비용, 소송비용(단, 입주민 등의 전체 이익에 부합해야 하며 소송 대상자, 목적, 소요비용, 손익계산 등에 대해 사전 공지 후 입주자 등 과반수의 동의를 얻은 경우에 한함), 기부금(불우이웃돕기 성금, 수재의연금 등) 등이다. 관리주체는 잡수입을 지출할 경우 입대의의 의결을 거쳐야 한다.
예비비는 예측할 수 없는 긴급사유 발생 시 예산이 부족한 비목에 한해 사용하되 관리주체가 예비비를 집행하고자 할 때에는 관리비의 지출비목, 지출사유, 금액 등을 작성해 입대의의 의결을 얻어야 한다. 예비비를 사용한 때에는 그 금액을 관리비부과내역서에 별도로 기재하고 게시판, 통합정보마당에 공개해야 한다.
3)회계처리 공개
잡수입은 수납현황 및 사용내역을 매월 게시판과 통합정보마당에 공개해야 한다. 관리주체는 공용부분의 활용을 통해 발생한 수입(광고, 승강기, 주차장, 재활용품 매각 등)의 수납 영수증 및 지출 증빙자료를 5년간 관리 및 보관해야 한다.