구판서의 세무산책 <154>

 

 

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1. 관리주체의 전표
모든 거래는 전표에 따라 처리한다. 전표는 입금 전표·출금 전표·대체 전표로 구분한다. 결의서 또는 증빙서는 전표로 대용할 수 있다. 이 경우 결의서 및 증빙서의 서식에는 전표의 기능이 포함돼야 한다.
전표는 임의로 수정·삭제 등 변경할 수 없다. 다만 잘못 적은 사항의 수정 등 부득이하게 필요한 경우에는 다음 절차에 따라 처리한다. 회계 프로그램으로 처리하는 경우 또한 같다. 그날 작성 및 입력된 전표는 업무 담당자가 변경할 수 있다. 작성 및 입력된 전표를 다음 날 이후에 변경(역분개)할 경우에는 관리주체의 결제를 받는다.
월별 마감 이후에 작성 및 입력된 전표를 변경(역분개) 시 위탁관리의 경우 주택관리업자, 자치관리의 경우 입주자대표회의(경리담당 동별 대표자나 유사한 업무를 수행하는 동별 대표자를 포함한다)의 결재를 받는다. 다만 고지서가 이미 발급돼 배부된 경우 등 불가피한 경우에는 결재를 받아 다음 달 부과액에서 변경할 수 있다.
전표의 합계금액은 변경하지 못한다. 그 밖의 기재사항에 잘못 적은 것을 바로 잡고자 할 때에는 반드시 관리주체가 도장을 찍어야 한다.
전표에는 회계담당자와 관리주체가 이름을 쓰거나 도장을 찍어 매월 입금 전표와 출금 전표를 함께 편철 보관해야 한다.

2. 관리주체의 증빙서류
증빙서류는 거래사실의 경위를 입증해 장부 기록의 증거가 되는 서류로서 특별한 사유로 증빙서류의 작성이 곤란한 경우를 제외하고는 다음과 같이 작성해야 한다.
1)지출결의서
지출결의서의 지출금액은 고치지 못한다. 적요 란에는 지급의 뜻, 공사·용역명, 품명 및 수량, 산출명세, 부분급 내용과 지급횟수, 선급금 표시 등 필요한 사항을 분명히 기록해야 한다.
2)영수증서
물품 또는 용역의 공급자가 지정하는 예금계좌 또는 우편대체계좌에 입금함으로써 지급하고 금융기관이 발행하는 입금증명 또는 우체국이 발행하는 영수증서를 보관한다. 부득이한 사유로 영수증을 받지 못하는 때에는 지급증으로 갈음할 수 있다.
3)청구서
계약서의 합계금액은 고치지 못한다. 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치해야 한다.
4)계약서
계약서의 합계금액은 고치지 못한다. 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치해야 한다.
5)대조필
급여대장, 인부사역부 등 지출에 필요한 증빙서류를 붙이기 곤란한 경우 지출결의서의 참고란에 대조필로써 갈음할 수 있다.
6)부기증명
증명서류와 부기증명을 필요로 하는 사항을 관계증빙서류의 여백에 빨간색으로 기록하고 도장을 찍어야 한다.
7)적격증빙 수취 의무화
모든 거래대금에 대한 증빙은 영수증 이외의 세금계산서, 직불·체크 카드를 포함한 신용카드 매출 전표, 현금영수증 등 적격증빙으로 수취해야 한다. 다만 거래금액이 3만원 이하로서 적격증빙 수취가 곤란한 경우 영수증으로 갈음할 수 있다.
공동주택관리법에서는 3만원을 초과해 지출하는 모든 비용에 대한 증빙으로 적격증빙 수취를 의무화했다. 세법에서는 접대비에 대해서는 1만원 기준을 정하고 있지만 공동주택 단지는 접대비에 대한 별도 규정이 없으므로 타 경비와 같이 3만원 기준으로 적격증빙 수취를 하면 된다.

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