■ 권 용 찬 공인회계사
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지난 1983년 9월에 개정된 종전 공동주택관리령에 의하면 공인회계사로 하여금 아파트 회계감사를 의무적으로 하도록 했었지만 이 규정은 1998년 말에 폐지됐다. 아파트 회계에 관심을 갖게 된 배경에 대한 질문을 던지자 권 회계사는 당시에는 아파트에서 공인회계사회로 추천을 의뢰하면 무작위로 공인회계사를 배정했다고 회상한다. 아파트 회계부분이 독특한데다 워낙 낙후했던 터라 정립의 필요성을 인식, 나름대로 연구를 하기 시작한 것이 오늘에 이르고 있다.
권 회계사는 서울시에서 표준관리규약을 제정할 당시 적극 동참해 실무와 접목한 회계부분을 만든 일등공신이기도 하다. 뿐만 아니라 한국공동주택전문관리협회(현 한국주택관리협회) 고문 공인회계사로 위촉받아 활동하면서 위탁관리 통합회계를 창안 수행하기도 했다.
아파트 회계는 쉽고 간단하게
‘아파트 회계는 쉬워야 한다는 것’이 그의 지론. 권 회계사는 “해당 아파트의 관리사무소장이 이해 못하는 회계장부는 관리사무소장이 책임지고 간단하게 수정할 의무가 있다”고 강조한다. 또한 전표 수정의 절차도 중요하다고 덧붙인다. 최근 대부분의 아파트가 전산체제를 택하고 있는 가운데 경리직원이 실수를 해 전표를 수정해야 할 경우 내부결재 절차 없이 전표를 바로 수정하는 사례가 발생하고 있어 주의가 요구된다. 권 회계사는 “내부결재 절차 없이 전표를 바로 수정하는 것들이 아파트 회계에 대한 불신을 조장한다”며 “수정을 해야 한다면 임의로 수정할 것이 아니라 그 절차를 반드시 지켜야 한다”고 전한다. 뿐만 아니라 전산프로그램에 나와 있는 그대로 적요를 입력하는 경우가 많은데 반드시 수기전표처럼 적요를 정확히 기입해야 한다고 덧붙인다.
현금, 예금, 미수관리비 계정 작은 오차도 허용해선 안 돼
권 회계사는 현금, 예금, 미수관리비 계정을 아파트 회계의 트리오라고 부르면서 이 세 계정은 단돈 1원이라도 틀려서는 안 된다고 말한다. 현금관리에 있어서는 시스템적으로 관리해야 하며, 가장 좋은 방법은 ‘실사’라고 설명한다. 믿을만한 사람이라고 해서 이를 확인하지 않고 방치하기보다는 점검할 리스트를 만들어 놓고 일정한 시점에 현금실사를 반드시 해야 각종 회계사고를 미연에 방지할 수 있다는 것이다.
예금관리의 경우에는 일정한 시기에 잔액증명을 해야 하는데 이를 하지 않아 간혹 사고가 발생하기도 해 관리규약에 정한대로 매달 또는 분기별로 정확히 관리사무소장이나 결재권자들이 통장 원본 등을 꼼꼼히 확인해야 한다. 권 회계사는 특히 “아파트 예금 중 독특한 예금이 바로 장기수선충당금(이하 장충금)에 대한 예치금인데 장충금 예치금 잔액은 언제든지 장충금과 일치하도록 관리해야 한다”고 제시한다. 이때 만약 장충금과 장충금 예치금에 차이가 발생할 경우에는 즉시 그 원인을 밝혀내야 한다는 것이다.
미수관리비에 있어서는 연체관리비와 장부상 잔액이 일치하는가를 확인해야 한다. 연체체납세대 관리비 장부상 관리비와 미수세대 리스트의 금액이 차이가 난다면 예외 없이 원인을 분명히 파악해야 한다. 미수세대 관리비에 대해서는 미시적인 접근도 중요하지만 관리비 부과 원금이 맞는지도 확인해야 한다. 권 회계사는 “가장 정확한 것은 각 세대의 고지서를 모아 확인하는 방법이지만 이는 사실상 어렵기 때문에 관리비 전산리스트를 보고 그 달에 회계처리되는 미수관리비를 정확히 파악해야 한다”고 요구한다.
선급비용과 충당금 계정 관리사무소장 능력 좌우!
회계관리 부문에 있어서 유능한 관리사무소장이란 입주민들에게서 ‘관리비가 너무 과하게 나왔다’는 표현이 안 나올 정도로 균등하고 조화롭게 처리하는 자다. 이러한 측면에서 선급비용과 충당금 두 계정은 아파트 회계만의 독특한 특징으로 관리사무소장의 능력이 여기서 발휘된다고 할 수 있다. 권 회계사는 “선급비용은 선지출 후부과, 충당금은 선부과 후지출로서 두 계정은 단지의 규모 및 특성에 맞게 관리사무소장이 관리를 잘 하면 효율적인 회계관리를 좌우할 수 있다”고 귀띔한다.
잉여금 귀속주체 염두에 둬야
권 회계사가 말하는 아파트 회계관리의 목적은 두 가지다. 현재 살고 있는 사람들이 관리비를 제대로 내는지, 즉 균등부과를 하는 것과 소유자들의 돈을 온전하게 보관할 의무다. 하지만 잉여금 관리가 제대로 이뤄지지 않고 있다고 지적한다.
권 회계사는 “소유자의 돈인 잉여금을 지금 살고 있는 사람들이 쓴다는 것은 잘못된 것”이라며 “지금 사는 사람들이 노력해서 벌어들인 재활용수익금 등을 제외한 나머지 광고수익금 등은 소유자의 재산으로서 지출해서는 안 된다”고 꼬집는다.
그러면서 다른 계정에서 써야 할 지출을 관리 외 수익이나 잉여금에서 지출하는 잘못된 관행이 관리비 인터넷 공개제도 도입 이후 더 커지지 않을지 우려한다. 잉여금으로 쓰면 그만큼 관리비 부과를 덜 하기 때문에 당대에 관리비가 적게 부과되길 원하는 입주자대표회의 구성원들은 잉여금에서 지출하게 하기도 한다는 것이다. 이렇게 되면 관리비로 부과할 금액이 없어져 현재 살고 있는 사람들은 그만큼 혜택을 얻고 잉여금의 귀속주체인 소유자는 그만큼 불이익을 받게 되는 결과를 초래한다.
이를 원천적으로 차단하려면 관리사무소장, 입대의 구성원들이 해당 단지의 관리규약을 준수해야 한다고 강조하는 권 회계사. 그는 “현재 아파트 회계관리에 있어서 일반적인 모습이 지금 사는 사람들에게만 만족하면 된다는 식”이라며 “앞으로 소유자 재산의 보호에 대해서도 인식을 새롭게 해 철저한 회계관리가 이뤄져야 한다”고 주장한다.
아파트 회계에서 함부로 쓸 수 없는 예금은 유일하게 장충금 예치금으로 장충금 예치금 이자는 발생 즉시 장충금에 포함시켜야 한다. 하지만 이 규정을 오해하는 단지들도 많다. 권 회계사는 “퇴직급여충당금 등도 이자전입액으로 처리하는 경우가 있는데 이는 잘못된 행태”라면서 “장충금에 대한 예금 이자는 당연히 장충금에 포함하는 것이지만 퇴직급여충당금, 수선충당금 등은 장충금의 경우처럼 해서는 안 된다”며 주의를 당부한다.
개정된 일부 회계규정 아쉬움 커
“종전의 서울시 표준관리규약은 일반적인 회계원칙의 큰 틀에서 벗어나지 않으면서 아파트 회계에서 실무적으로 쓸 수 있는 모든 계정들이 들어가 있었던 반면 최근 개정된 표준관리규약에서는 이런 부분들이 빠져 많이 아쉬웠다”는 권 회계사. 그는 이익잉여금 처리에 있어서 예비비적립금을 제외한 나머지는 장기수선을 위한 자본으로 가야 하기 때문에 서울시 표준관리규약 제정 당시에는 잉여금 계정의 하나로 장기수선적립금을 만들었다고 한다.
즉 관리비로 부과하거나 이자에서 나온 것은 부채인 장충금으로 가고, 일단 소유자 몫으로 가서 처분된 잉여금은 장기수선적립금으로 가게 만들었는데 개정과정을 거치면서 장기수선적립금은 사라지고 장충금 적립금만 남아 안타까웠다는 것이다.
권 회계사는 예비비 한도설정에 대한 개정부분도 아쉽다고 덧붙인다. 당초 제정된 서울시 표준관리규약에서는 예비비적립금 한도가 두 개 중에서 선택하도록 돼 있었다. 예비비는 ‘전년도 관리비 부과총액의 2%’와 ‘전년도 월평균 관리비부과액에서 관리비출연금 즉 선수관리비를 뺀 금액’ 중에서 큰 금액을 초과할 수 없도록 했었다. 하지만 이 규정은 개정되면서 예비비는 전년도 관리비 부과총액의 2%를 초과할 수 없다만 남아있다. 권 회계사는 이 두 가지는 종전의 회계관리 규정보다 오히려 후퇴한 것으로 개선의 필요성을 시사한다.
관리사무소장 권한 행사 강력히
특히 회계관리에 있어서 아파트 관리사무소장의 역할을 강조한 그는 “아파트 관리주체인 관리사무소장은 전문가로서 법적인 권한행사를 충분히 해야 하고 거기에 따른 책임도 질 수 있어야 한다”면서 “이는 입대의의 과도한 간섭이 배제돼야 가능하다”고 전한다. 또한 “입대의는 관리사무소장의 전문성을 활용하기 위해 그들을 고용한 것이므로 관리사무소장이 주택법령이나 관리규약에 위배된 사안이라고 판단했을 경우에는 입대의가 관리사무소장을 믿고 따라야 더 이상 아파트 단지에서 위법행위가 발생하지 않을 것”이라고 강조한다.
끝으로 권 회계사는 “관리사무소장은 아파트 관리의 최종책임자로서 공정 타당한 합리적인 아파트 회계의 틀에서 해당 단지의 회계가 복잡하고 잘못됐다고 생각한다면 신념을 갖고 과감히 수정해 아파트 회계 틀을 체계적으로 정립해 나가야 한다”고 거듭 당부한다.