의무관리대상 공동주택의 정의 중 ‘자치 의결기구를 의무적으로 구성해야 하는 등 일정한 의무가 부과’된다는 규정(공동주택관리법 제2조)에서도 알 수 있듯이 입주자대표회의의 구성은 필수적이다. 입대의는 4명 이상의 선출된 동별 대표자로 구성된다. 이들은 입주자등의 보통·평등·직접·비밀선거를 통해 선출한다(법 제14조).
최근 입대의의 중요성이 점점 커지다보니 동별 대표자로서 봉사하려는 입주자가 많아졌다. 이에 따라 동별 대표자 후보자가 2명 이상인 경우 해당 선거구의 전체 입주자등의 과반수가 투표해 최다득표자를 최종 당선인으로 선출된다(시행령 제11조).
이때 동별 대표자에 선출되고자 하는 자는 자신에게 결격 사유가 없고, 동별 대표자로 선출되기에 충분함을 증명하기 위해 각종 서류를 제출해야 한다. 학력 등의 기재가 포함된 입후보 등록서류도 제출해야 하는데 그 서류 중 일부가 누락된 경우 선거관리위원회로서는 보완을 요구해야 한다.
서류 보완을 요구하지 않았음에도 선관위가 서류 중 일부가 누락됐음을 이유로 곧바로 후보자 제외를 결의하는 것은 위법하다. 누락된 서류의 보완을 요구한 후 그럼에도 후보자가 이를 제출하지 않는 경우에 비로소 후보자 제외 결의를 함이 타당하다(서울북부지방법원 2014. 1. 22. 선고 2013가합20919 판결)
반면 학력 등을 허위로 기재한 것이 선거 후 드러난 경우에는 당선무효사유로 해석할 수 있다. 후보자의 최종학력은 선거에 있어 선거인의 후보자 선택에 관한 중요한 판단요소로 작용하며 학력 및 경력을 허위로 표시하는 행위는 비난가능성이 상당히 크다. 선관위는 어떠한 사유가 당선무효사유에 해당하는지에 관해 재량권을 갖는다. 학력 등을 허위 기재한 당선자에 대해 당선무효로 결정한 행위는 재량권 범위 내의 행위에 해당해 적법하다(서울고등법원 2012. 5. 31. 선고 2011나92871 판결).
동별 대표자는 한 번만 중임할 수 있다. 보궐선거 등으로 선출돼 임기가 6개월 미만인 경우에는 임기의 횟수에 포함하지 않는다. 다만 2회의 선출공고(직전 선출공고일부터 2개월 이내에 공고하는 경우만 2회로 계산한다)에도 불구하고 후보자나 선출된 사람이 없는 선거구에서 직전 선출공고일부터 2개월 이내에 선출공고를 하는 경우에는 중임자도 선출될 수 있다. 이 경우 후보자 중 동별 대표자를 중임하지 않은 사람이 있으면 동별 대표자를 중임한 사람은 후보자의 자격을 상실한다(시행령 제14조).
이처럼 동별 대표자의 중임 제한을 둔 것은 장기적인 직무수행에 따라 발생할 수 있는 업무수행의 경직이나 충실의무 해태, 공동주택 관리와 관련한 각종 비리, 입주자 상호 간의 분열과 반목 등의 부작용을 방지하기 위함이다. 또한 다수의 입주자들에게 공동주택 관리에 참여할 수 있는 기회를 폭넓게 보장함으로써 입대의의 다양성을 확보하고 적정하고 투명한 운영을 도모하려는 취지다(대법원 2016. 9. 8. 선고 2015다39357 판결).
그러면서도 중임제한자도 당선될 수 있도록 시행령 제14조의 규정은 두고 있다. 중임제한으로 기존 동별 대표자가 배제됨에 따라 동별 대표자의 선출이 어려워 입대의 구성이 되지 않는 경우 오히려 입주민의 권익이 침해될 우려가 발생할 수 있기 때문이다.
1, 2차 각 선출공고에도 불구하고 후보자가 나오지 않아 3차 선출공고에 따른 선거가 진행된 경우에 이미 적법하게 이뤄진 1, 2차 각 선출공고가 실효된다고 보기는 어렵다. 다만 3차 선출공고에 따른 선거에서 동별 대표자가 선출됐다면 중임한 사람이 그 이후 선거절차에서 후보자가 되기 위해서는 새로 2회의 선출공고가 있고 후보자가 없을 것이 요구된다(서울북부지방법원 2019. 10. 29. 선고 2019카합20252 결정).
동별 대표자 선거의 투표율이 낮다 보니 방문투표가 이뤄지는 경우도 더러 있다. 그러나 방문투표의 경우 입주자등은 방문한 선거관리위원 또는 참관인과의 친소 관계 등에 따라 투표 내용에 영향을 받을 우려가 있다. 방문시각, 방문순서 등에 관한 규정은 없다. 한 세대당 한 명이 그 세대를 대표해 자발적으로 참여하는 투표소 투표 방법과 비교해 방문시각 및 방문순서, 방문 시 그 세대에 있는 세대원의 구성에 따라 선거에 참여하는 인원과 구성이 달라진다. 그에 따라 선거결과가 달라질 수 있는 등의 우려가 있어 상대적으로 선거의 공정성을 담보하기 어렵다.
따라서 동별 대표자 선거 중 일부 선거구에 대해서만 방문투표로 진행한 것은 중대한 절차상 하자에 해당하고, 방문투표 방식으로 당선인이 결정된 선거구의 동별 대표자 당선인 결정은 효력이 없다. 또한 그렇게 선출된 동별 대표자 당선인을 포함해 구성된 입대의는 그 구성이 위법하고, 위법하게 구성된 입대의에서 이뤄진 회장 등 임원선거에 따른 당선인 결정 역시 효력을 인정하기 어렵다(서울북부지방법원 2019. 10. 29. 선고 2019카합20252 결정).