공동주택회계처리기준 해설과 사례풀이 (5)
■ 제1장 총칙
제14조 (장부의 이월)
① 회계연도 말에 재무상태표의 계정의 모든 잔액을 다음 회계연도 1일자의 새로운 장부에 이월한다.
② 제1항에 따라 이월하는 양이 많은 경우에는 한꺼번에 이월하고 신·구 장부를 같이 갖춰 두어야 한다.
☞ 장부의 이월은 수기 장부나 전산장부에서나 중요한 회계의 기본 절차입니다. 전산으로 회계처리를 하는 경우에도 전기말의 잔액이 당기초의 잔액으로 자동으로 이월되는 것이 아니므로 회계담당자는 전기말의 잔액이 당기초의 잔액으로 정확히 이월됐는지 확인하는 절차가 필요합니다. 특히 손익계산서의 당기순이익(손실)이 재무상태표의 이월이익잉여금에 제대로 합산됐는지 검토하고, 장부의 이월 후 전기말(12. 31) 재무상태표의 잔액과 당기초(1. 1)의 재무상태표의 잔액이 일치하는지를 확인해야 합니다.
제15조 (장부마감의 확인)
① 관리소장은 매월 또는 수시로 회계담당자의 장부기입을 확인하여야 한다.
② 전산으로 회계처리를 하는 경우에는 1명 이상의 입주자대표회의의 감사와 관리사무소장이 매년 회계담당자가 연마감을 실시하였는지를 확인한다.
☞ 회계처리기준 제13조의 규정(“전산으로 회계처리하는 경우에는 월마감 및 연마감이 완료되면 같은 기간에 해당하는 전표의 입력을 할 수 없다”)과 같은 맥락에서 제15조에서는 회계담당자가 연마감을 실시했는지 확인하는 규정을 두고 있습니다.
제16조 (전표) ① 모든 거래는 전표에 따라 처리한다.
② 전표는 입금 전표·출금 전표·대체 전표로 구분한다.
③ 결의서 또는 증빙서는 전표로 대용할 수 있다. 이 경우 결의서 및 증빙서의 서식에는 전표의 기능이 포함되어야 한다.
④ 전표는 임의로 수정·삭제 등 변경할 수 없다. 다만 잘못 적은 사항의 수정 등 부득이하게 필요한 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다. 전산으로 회계처리하는 경우 또한 같다.
1. 당일 작성 및 입력된 전표는 업무 담당자가 변경할 수 있다.
2. 작성 및 입력된 전표를 다음 날 이후에 변경(역분개)할 경우에는 관리소장의 결재를 받는다.
3. 월별 마감 이후에 작성 및 입력된 전표를 변경(역분개)할 경우에는 위탁관리의 경우에는 주택관리업자, 자치관리의 경우에는 입주자대표회의(경리담당 동별 대표자나 유사한 업무를 수행하는 동별 대표자를 포함한다)의 결재를 받고 그러한 사실을 입주자대표회의의 감사에게 알려야 한다. 다만, 고지서가 이미 발급되어 배부된 경우 등 불가피한 경우에는 결재를 받아 다음 달 부과액에서 변경할 수 있다.
⑤ 전표의 합계금액은 변경하지 못한다. 그 밖의 기재사항에 잘못 적은 것을 바로 잡고자 할 때에는 반드시 관리사무소장이 도장을 찍어야 한다.
⑥ 전표에는 회계담당자와 관리소장이 이름을 쓰거나 도장을 찍어 매월 입금 전표와 출금 전표 및 대체전표를 함께 편철 보관하여야 한다.
☞ 전표: 일정한 거래를 유형별로 기록 및 관리하기 위해 회계거래에 대한 계정과목, 거래내용 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식
☞ 입금전표: 현금이 입금되는 거래에서 사용하는 전표. 공동주택 관리비를 자동이체나 계좌이체 등으로 수납하는 경우가 대부분이고 현금으로 수납하는 경우가 거의 없으므로 실무에서는 작성되는 경우가 드물다고 할 수 있습니다.
☞ 출금전표: 현금으로 지급하는 거래에 사용하는 전표. 소액의 전도금을 사용하는 경우에는 출금전표가 작성됩니다.
☞ 대체전표: 현금이 입금되거나 현금으로 지급하는 거래 이외의 모든 거래에 대해서 대체전표를 사용합니다. 즉, 예금의 증가와 감소도 입금 전표와 출금 전표를 사용하는 것이 아니라 대체전표를 사용하도록 전산시스템이 구성돼 있습니다. 아래는 대체전표 서식의 사례입니다.
┃한누리세무회계 대표 02-554-6488