공동주택회계처리기준 해설과 사례풀이 (4)
공동주택회계처리기준 제10조~제30조는 일반적인 회계기준에 포함되는 내용과는 달리 회계장부 조직과 회계업무처리 규정 및 업무 매뉴얼에 관련된 내용으로 수기 장부를 운영하는 환경에서 부정이나 부정을 예방하기 위한 회계관리제도가 포함돼 있어 전산 시스템이 일반화된 현 상황에 맞춰 보완의 필요성이 있는 규정들입니다.
제10조 (회계장부) ① 관리주체는 다음 각 호의 장부를 갖추고 회계사실을 명확하게 기록·유지 및 보관하여야 한다.
1. 현금출납장
2. 총계정원장, 계정별 원장
3. 관리비부과명세서
4. 세대별 관리비조정명세서
5. 물품관리대장(공구·기구 대장, 비품대장, 저장품관리대장)
6. 그밖의 지출증빙자료
② 제1항 각 호의 장부들을 전산으로 처리하는 경우에는 전산상 장부를 출력하여 보관함으로써 그 작성 및 보관을 갈음할 수 있다.
주택 회계에서 기본 장부는 총계정원장과 계정별 원장이지만 관리회계 실무에서 중요한 장부는 ‘관리비부과명세서’와 ‘세대별 관리비조정명세서’입니다.
관리비부과명세서에는 관리주체가 매월 관리비 발생금액과 관리규약에서 정한 배부기준에 따라 산출된 부과금액의 내역이 포함됩니다. 또한 세대별 관리비조정명세서는 관리비부과내역서에서 산출된 관리비 항목과 금액이 세대별로 배부된 고지서 집계표라고 할 수 있습니다.
☞ 그 밖의 지출증빙자료: 실무상 공동주택 관리주체가 유지 보관하는 문서의 종류를 대략 나열하면 다음과 같습니다.
- 급여대장: 월별 급여 및 공제 내역
- 소득세 신고 및 납부철: 원천징수이행상황신고서, 근로소득지급명세서
- 사회보험관리대장
- 지출결의서 서류철
- 관리비부과명세서 서류철
- 중간관리 정산서철 등
제11조 (수기장부의 바르게 고침) 수기로 작성한 장부는 다음 각 호에 따라 바르게 고친다.
☞ 공동주택 관리주체가 수기장부를 사용하는 경우가 거의 없으므로 세부 규정과 그에 대한 해설은 생략합니다.
제12조 (회계담당자의 책임) ① 회계장부의 마감은 다음 각호에 따른다.
1. 현금출납장은 매일 마감한다.
2. 계정별 원장 그밖의 명세서는 매월 말에 마감한다.
3. 장부 마감 시에는 미리 그 마감잔액을 관계장부와 대조하여 확인하여야 한다.
4. 관리사무소장 변경 시에는 인수인계일을 기준으로 각종 회계장부를 마감하여야 한다.
② 전산으로 회계처리하는 경우에는 매월 결산 처리 결과를 출력하여 관리사무소장과 1명 이상의 입주자대표회의 감사가 이름을 쓰거나 도장을 찍어 보관하여야 한다.
☞ 현금출납부는 소액의 지출을 위해 사용하며, 되도록 직불카드의 사용 등으로 현금을 사용하지 않도록 하는 것이 장부 관리에 효과적입니다.
☞ 전산 장부는 매월 마감 후 출력해 관리사무소장 및 1명의 입주자대표회의 감사가 서명하거나 날인해야 합니다. 이러한 절차가 제대로 지켜지지 않을 경우 회계 담당자 임의로 장부가 수정될 수 있는 위험에 노출될 수 있습니다.
제13조 (장부의 폐쇄 및 새로 바꿈) ① 회계장부는 매 회계연도별로 결산 확정시 폐쇄하며, 차기에 사용할 수 없다
② 장부의 새로 바꿈은 회계연도 초에 행하고 회계연도 기간 중에는 특별한 경우를 제외하고는 이를 새로 바꿀 수 없다
③ 전산으로 회계처리하는 경우에는 월마감 및 연마감이 완료되면 같은 기간에 해당하는 전표의 입력을 할 수 없다.
▶ 공동주택회계처리기준 제9조 역시 일반적인 회계기준의 내용과 달리 관리비 미수금과 관련한 채권 소멸시효라는 법률적인 내용이 포함돼 있지만 공동주택 관리에서는 자주 접하는 문제이므로 실무자들에게 지침을 제공하고자 포함된 것으로 이해할 수 있습니다.
☞ 마감 이후 오류가 발견된 경우 같은 기간의 회계전표를 입력할 수 없다는 점에 유의해야 합니다. 따라서 마감 이후에 발견된 오류 수정은 소급해 처리할 수 없고, 전진적으로 회계처리해야 합니다.